Dateigröße für die Anlagen„Der E-Mail-Account ist ja geduldig. Da kostet das Papier nichts und ich kann munter alle Anlagen einzeln reinpacken, wie es mir gerade gefällt.“ Bei mancher E-Mail-Bewerbung scheinen sich die Bewerber genau so etwas gedacht zu haben – und tappen damit gleichzeitig in nahezu alle Fettnäpfchen, die es bei der E-Mail-Bewerbung gibt. Ersparen Sie sich die Absage und den Personalreferenten die Arbeit und achten Sie auf diese Tipps zur E-Mail-Bewerbung und insbesondere auf die Dateigröße der Anlagen Ihrer Bewerbung.

Warum wir uns eigentlich mit dem Thema E-Mail-Bewerbung auseinandersetzen müssen, ist schnell erklärt: Nachdem alles 2.0 wird, ist dieser Trend auch im Bewerbungsverfahren zu erkennen. Und 2.0 bedeutet hier. Bye, bye, Bewerbungsmappe – hallo Daten-Highway! Jobs werden online gesucht, Kontakte online geknüpft und Unterlagen folgerichtig online übermittelt. Doch worauf ist zu achten?

So klappt's mit der Online-Bewerbung!

So klappt’s mit der Online-Bewerbung!

Bevor wir uns auf das Spezialthema Dateigröße von Bewerbungsanlagen fokussieren, hier die

Top-5-Tipps, wie Ihre Bewerbung 2.0 zum Erfolg werden kann

1.) Machen Sie sich die Mühe und finden Sie den richtigen Ansprechpartner E-Mail an info@unternehmen.de sind verpönt und zeugen nur von Ihrer Recherche-Faulheit.

2.) Lassen Sie sich nicht von der flapsigen Internet-Schreibe verleiten. Eine Bewerbung, auch wenn Sie online verschickt wird, muss gut formuliert und frei von Rechtschreib- oder Grammatikfehlern

3.) Bereiten Sie sich auf das vor, was Ihnen bevorsteht: Eine E-Mail-Bewerbung ist nämlich im Grunde die digitalisierte Form Ihrer Bewerbung und beinhaltet Bewerbungsschreiben, Lebenslauf inklusive Bewerbungsfoto und Anlagen. Die Online-Bewerbung hingegen ist in der Regel ein Online-Formular, welches Schritt für Schritt ausgefüllt werden muss. Hier gilt: Klicken Sie sich einmal durchs Bewerbungsportal und notieren Sie sich welche Upload-Felder es gibt, welche Dateiformate akzeptiert werden und wie große die Dateigröße der Anlagen sein darf. Das hilft Ihnen dabei, die eigentliche Online-Bewerbung schnell über die Bühne zu bringen.

4.) Achten Sie auf eine serviceorientierte Gestaltung Ihrer Unterlagen. Nutzen Sie dann andere Schriftformen oder Hervorhebungen, wenn es inhaltlich sinnvoll ist. Ansonsten halten Sie sich an die Forderung nach schlichter Eleganz und achten darauf, dass die Anlagen im besten Fall mit einer Kopfzeile versehen werden, die als Gliederungspunkt eines Inhaltsverzeichnisses zu verstehen ist und dem Personalreferenten hilft, sich auch ohne dreigliedrige Bewerbungsmappe zurechtzufinden. Eine trendige Alternative zum klassischen Lebenslauf sind Infografiken, dazu greifen speziell dafür konzipierte Programme auf die Lebensläufe in den sozialen Netzwerken zu und gestalten daraus eine moderne Infografik. Grundsätzlich gilt: In Maßen ja, aber nicht in Massen, denn das führt leicht zur Überfrachtung der Bewerbung.

5.) Achten Sie darauf, dass wirklich alle Anlagen, die Sie in der E-Mail, im Bewerbungsschreiben, auf dem Deckblatt oder im Anlagenverzeichnis ankündigen auch wirklich im Anhang der E-Mail zu finden sind.

Die Anlagen einer E-Mail-Bewerbung dürfen das Datenvolumen nicht sprengen

Stellen Sie sich einmal die folgende Situation vor: Sie möchten eine E-Mail öffnen, sehen darin 22 Dateianhänge, die mit unerklärlichen Hieroglyphen benannt sind, und jeder Anhang dauert eine gefühlte Ewigkeit bis sich die Datei öffnet, ein schlechter und schiefer Scan irgendeines Zeugnisses zutage tritt und dieser sich nicht einmal leicht ausdrucken lässt, weil es sich um eine unbekanntes Dateiformat handelt, welches sich – wenn überhaupt – nur im Internetbrowser öffnen lässt. Und nun stellen Sie sich einmal vor, Sie sind Personalreferent und müssen sich genau mit dieser Situation tagein, tagaus auseinandersetzen. Frustrierend, oder nicht?

Oder andersherum … Personalreferenten können sich sicherlich noch an die Bewerbung erinnern, die genau die folgenden Anhänge in der E-Mail hatte, die auch mit den jeweils fett gedruckten Worten benannt waren:

  1. Nachname_Bewerbungsschreiben
  2. Nachname_Lebenslauf Bewerbungsfoto
  3. Anlagen: Nachname_Zeugnisse und Zertifikate (beginnend mit einem Anlagenverzeichnis)

Die drei pdf-Dateien ließen sich schnell öffnen, schließlich war keine der Dateien größer als fünf Megabyte, womit wir endlich zum Limit der Dateigröße der Anlagen einer Bewerbung kommen.

Fünf Megabyte sind also die magische Zahl, die nicht überschritten werden sollte, um beim Personalreferenten nicht in schlechter Erinnerung zu blieben, weil minutenlang der ganze E-Mail-Server lahmgelegt wurde. Eine Alternative zur oben genannten Anlagenreihenfolge ist auch, alle Unterlagen in eine pdf-Datei zu schreiben. Stellen Sie sich vor, Sie fertigen eine Bewerbungsmappe an. Fügen Sie dazu alle Unterlagen in eine Word- oder PowerPoint-Vorlage ein und schreiben Sie daraus eine pdf-Datei. Nun gilt es, solange zu tüfteln, bis diese Datei unter fünf Megabyte liegt.

So können Sie Dateien klein und dennoch lesbar machen

Der perfekte Anhang einer E-Mail-Bewerbung hat maximal 5 Megabyte Datengröße und ist in nicht mehr als drei Dokumente gesplittet.

Der perfekte Anhang einer E-Mail-Bewerbung hat maximal 5 Megabyte Datengröße und ist in nicht mehr als drei Dokumente gesplittet.

Programme wie TinyPic und Co. ermöglichen es, Ihre Ausgangsdateien (Scans der Zeugnisse etc.) zu verkleinern. Optimieren Sie jedes Dokument, das später zur Anlage Ihrer E-Mail werden soll, hat das einen großen Vorteil, denn Sie können solange daran herumtüfteln, bis die Dateigröße akzeptabel ist – und die Qualität dennoch so ist, dass selbst ein Ausdruck noch lesbar ist. Wichtig ist genau dieser Fakt, denn im Vorstellungsgespräch sitzen die Personalreferenten und Abteilungsleiter in aller Regel nur selten vor ihren Laptops – sondern haben den Ausdruck Ihrer E-Mail-Bewerbung vorliegen, der dann in jedem Fall lesbar sein sollte.

Alle Anlagen verkleinert? Dann schreiben Sie daraus eine pdf-Datei. Tipp: Entsprechende Software (Nitro PDF-Reader, PDF24-Creator) ist mittlerweile als Download erhältlich und erfüllt auch die gewünschten Ansprüche. Oft gibt es die Möglichkeit, beim pdf-Erstellen bereits die Funktion auszuwählen, die Dateigröße auf den E-Mail-Versand zu optimieren. Das ist eine Variante, Datenmenge zu sparen. Zipper-Programme (z.B. 7-Zip) sind ebenfalls eine legitime Variante, aber Achtung: Verwenden Sie Pack-Programme nur, wenn die Datei ohne zusätzlichen Aufwand daraus zu lösen ist. Muss der Personalreferent erst ein Entpack-Programm installieren, ist er sicherlich genauso missmutig gestimmt, wie wenn eine Mega-E-Mail seinen Posteingang verstopft.

Bildnachweis: Trueffelpix/fotolia.com, momius/fotolia.com

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