Fahrtkosten Bewerbungsgespräch: Alles auf einen Blick

Hurra! Sie haben eine Einladung zum Vorstellungsgespräch bei Ihrer Wunschfirma erhalten. Doch Ihre Freude legt sich, als Ihnen klar wird, dass die Firma mehrere hundert Kilometer von Ihrem Wohnort entfernt ist. Wie sollen Sie dorthin kommen? Mit dem Auto oder mit der Bahn oder gar mit einer Mitfahrgelegenheit? Und was Sie noch mehr interessiert: Wer kommt eigentlich für die Fahrkosten zum Bewerbungsgespräch auf?

Eines ist klar: Dieser Artikel wird Ihnen helfen, Antworten auf Ihre Fragen zu bekommen. Damit werden Sie wissen, wer wann und wie viele Kosten für Sie übernehmen muss und wann nicht.

Lesen Sie, wann und inwiefern Kosten für ein Jobinterview entstehen können und erfahren Sie, ob es gesetzliche Regelungen zur Zahlung von Leistungen wie Anfahrts- oder Übernachtungskosten gibt. Gut zu wissen ist außerdem, welche Kosten erstattet werden können und welche nicht. Wie sieht Ihre Verantwortung dabei aus? Wichtig zu wissen ist auch, in welchen Fällen Sie definitiv nicht mit einer Übernahme rechnen können und wie eine Formulierung seitens des Arbeitgebers diesbezüglich aussehen könnte. Lassen Sie sich auch von der Vorlage zur Kostenerstattung inspirieren.

Dann entstehen Ihnen Fahrtkosten zum Bewerbungsgespräch

Endlich hat das Warten ein Ende. Sie sind zu einem Vorstellungsgespräch für einen sehr guten Job eingeladen worden. Die Freude ist groß. Das einzige Manko ist, dass die Firma sich nicht in Ihrer direkten Umgebung befindet. Sie können also nicht einfach mit dem Fahrrad oder zu Fuß dorthin kommen und sind deshalb entweder auf ein Auto oder auf die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus und Bahn angewiesen. Das heißt auch, dass Ihnen zusätzliche Kosten für die Fahrt entstehen werden.

Vielleicht hat man Sie auch zu einer Weiterbildung oder einem Assessment Center eingeladen, das gleich mehrere Tage lang dauert. Das bedeutet für Sie, dass Sie nicht nur Kosten für die Anreise mit einplanen müssen, sondern ebenso für eine Übernachtung in einem Hotel oder einer Pension. Hinzu kommt, dass Sie eventuell erhöhte Verpflegungsausgaben haben. Eine Rückreise am folgenden Tag kann auch dann notwendig sein, wenn Sie eine überdurchschnittlich lange Anfahrtszeit haben. Sind Sie ohne Auto unterwegs und ist der Termin für das Bewerbungsgespräch zu einer späten Stunde am Nachmittag oder gar Abend, fahren vielleicht auch die Züge nicht mehr zurück, oder aber erst am nächsten Morgen.

Gibt es gesetzliche Regelungen?

Vielleicht stellen Sie sich nun die Frage, ob es ein Gesetz gibt, das die Angelegenheit regelt. Und die gute Neuigkeit ist, ja, das gibt es tatsächlich. Paragraph 670 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) regelt, dass ein Arbeitgeber grundsätzlich dafür aufkommen muss, wenn Sie Kosten für einen Anfahrtsweg oder für die Übernachtung haben. Bekommen Sie eine Einladung zum Vorstellungsgespräch, haben Sie demnach normalerweise auch einen Anspruch auf Erstattung Ihrer Auslagen. Voraussetzung ist, dass die Aufwendungen den Umständen nach als erforderlich einzustufen sind.

Es spielt dabei keine Rolle, auf welchen Job und für welche Position Sie sich in einem Unternehmen beworben haben. Sie haben demnach keinen Nachteil, wenn Sie sich zum Beispiel nicht auf einen Manager-Posten bewerben. Ebenso unerheblich ist, in welcher Form Sie sich beworben haben. Der gesetzliche Anspruch bleibt auch dann bestehen, wenn Ihr Bewerbungsgespräch nicht so gut läuft und Sie die Stelle nicht bekommen. Die Voraussetzung für die Geltendmachung dieses Rechts ist eine schriftliche Einladung zum Jobinterview. Außerdem muss dieses persönlich stattfinden und darf zum Beispiel nicht online mithilfe etwaiger Telefon- oder Videodienste abgehalten werden.

Dann können Sie NICHT mit einer Kostenübernahme rechnen

Hat Ihr potenzieller zukünftiger Arbeitgeber zum Vorstellungsgespräch vor Ort eingeladen, ist er in der Regel dazu verpflichtet, Ihnen entstandene Unkosten zu erstatten. Das gilt insbesondere dann, wenn nichts anderes vereinbart wurde. Doch hat der Arbeitgeber generell das Recht, eine Erstattung der Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch von vornherein auszuschließen. Das kann er allerdings nicht einfach stillschweigend tun, sondern muss dies explizit schriftlich mitteilen. Meist werden Sie zeitgleich mit einer Einladung zum Interview darauf hingewiesen, dass eine Übernahme von Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten leider nicht möglich ist. Ein Grund, der zum Beispiel häufiger genannt wird, ist ein hohes Bewerberaufkommen.

Lesen Sie als Arbeitgeber diesen Beitrag, dann ist Ihnen zu raten: Geben Sie in Ihrer Einladung zu einem Bewerbungsgespräch explizit an, welche Auslagen Sie bezahlen und welche nicht. Damit vermeiden Sie, dass Missverständnisse aufkommen. Sowohl Sie als auch der Bewerber weiß, woran er ist. Einer zukünftigen Zusammenarbeit steht dann nicht mehr viel im Weg.

Eine Beispiel-Formulierung könnte so aussehen:

„Sehr geehrte/r Frau/Herr Mustername,

wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu dürfen, dass wir Sie gern kennenlernen möchten und Sie deshalb zu einem Vorstellungsgespräch am Freitag, den XX.YY., zu uns in die Musterstraße 20, nach 12345 Beispielstadt einladen. Da wir an diesem Tag mehrere Bewerbungsgespräche für diese Position führen, bitten wir um Verständnis, dass wir leider keinerlei Kosten für gefahrene Kilometer, Übernachtung oder Verpflegung übernehmen können.

Diese Fragen kommen im Vorstellungsgespräch auf Sie zu. Machen Sie den Online Test

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Wir sind gespannt auf Sie! Herzlichste Grüße, Absender/Personal-Verantwortlicher“

Dieses Vorgehen dürfte den ein oder anderen Bewerber sicherlich verärgern, ist aber seitens des potenziellen Arbeitgebers absolut rechtens. Erfahren Sie hingegen erst vor Ort, dass Ihre Auslagen nicht bezahlt werden können, ist das rechtlich unwirksam. Sie können also dagegen vorgehen. Dabei ist nur fraglich, ob Sie sich eine solche Auseinandersetzung wirklich leisten möchten. Auf Ihren zukünftigen Chef dürfte das wenig einladend wirken, geschweige denn Ihnen Sympathiepunkte bringen. Überlegen Sie sich, ob Sie den ein oder anderen Euro für einen guten Job nicht doch lieber aus der eigenen Tasche bezahlen würden, bevor es zu Streitigkeiten kommt.

Außerdem können Sie nicht mit der Kostenübernahme Ihrer Aufwendungen rechnen, wenn Sie ohne einen Termin persönlich zu einem Vorstellungsgespräch erscheinen. Selbst wenn Ihr potenzieller neuer Chef oder der Personaler Sie anhören sollte, rechtfertigt das keinen Grund zur Übernahme von Ausgaben.

Welche Kosten werden übernommen, welche nicht?

Kosten erstatten lassen ist formal gesehen keine große Sache. Doch bevor Sie diesen Schritt gehen, sollten Sie wissen, was überhaupt übernommen werden kann und was nicht. Hoffen Sie auf eine reine Fahrtkostenerstattung, können Sie davon ausgehen, dass Ihnen sowohl die Hin- als auch die Rückreise bezahlt wird. Allerdings nur die Kosten, die in einem angemessenen Bereich liegen. Sie können beispielsweise ein Zugticket zweiter Klasse buchen oder Spritkosten für rund 30 Cent pro Kilometer abrechnen. Was aber nicht geht, ist das Fliegen oder Fahren erster Klasse oder Business Class. Können Sie nicht auf diesen Komfort  verzichten, müssen Sie entstehende Mehrausgaben privat selbst tragen.

Das gleiche gilt für die Übernachtung. Sie sollten kein fünf Sterne Hotel buchen und dann hoffen, dass Sie diese Übernachtungs- und Reisekosten von Ihrem zukünftigen Arbeitgeber bezahlt bekommen. Auch Taxi-Kosten sind nicht unbedingt erstattungswürdig. Es sei denn, der Ort ist mit keinem anderen Verkehrsmittel zu erreichen. Im Zweifel sollten Sie solche Fragen lieber vorher mit dem Personaler abklären. Dann wissen Sie ganz genau, worauf Sie sich einlassen.

Es sei noch angemerkt, dass es auch darauf ankommt, für welchen Job Sie sich beworben haben. Haben Sie eine Einladung zum Bewerbungsgespräch für die Position eines Geschäftsführers in einem internationalen Großkonzern erhalten, könnte Ihr Arbeitgeber vielleicht großzügiger sein und Ihnen auch dein teureres Hotelzimmer oder einen Flug in der ersten Klasse spendieren.

Vorlage Fahrtkosten Bewerbungsgespräch erstatten

Haben Sie Glück und Ihr zukünftiger Arbeitgeber ist damit einverstanden, Ihre Auslagen zu erstatten, sollten Sie das nach dem Bewerbungsgespräch schriftlich beantragen. Schließlich benötigt das Unternehmen einen Überblick über die Gesamtkosten, die Sie für erforderlich halten und abrechnen möchten. Wie Sie das am besten in einer E-Mail oder einem postalischen Schreiben formulieren können, lesen Sie jetzt!

Antrag auf Erstattung von Fahrt- und Übernachtungskosten zum Vorstellungsgespräch

Sehr geehrte Frau Mustername, Sehr geehrter Herr Mustername,

nochmals vielen herzlichen Dank, dass Sie mich zum Vorstellungsgespräch eingeladen haben. Ich habe aus unserem Gespräch sehr viel mitgenommen und bin nun umso mehr davon überzeugt, dass der Job genau das Richtige für mich ist. Ich freue mich auf eine baldige Rückmeldung von Ihnen und erlaube mir, wie besprochen, meine entstandenen Kosten für die Reise sowie für die Übernachtung im Hotel abzurechnen. Unten stehend sehen Sie eine Auflistung meiner Auslagen im Detail.

  • Bahnticket Hin- und Rückreise: 140,00 EUR
  • Übernachtung Hotel in Beispielstadt: 50,00 EUR
  • Verpflegung: 50,00 EUR
  • Taxifahrt: 30,00 EUR
  • Ingesamt: 270,00 EUR

Ich bitte Sie um Überweisung des Betrags auf das folgende Konto:

  • Kontoinhaber: Ihr Name
  • IBAN: XX12 12345 678901 2345678
  • BIC: XXYYYVVVZZZ
  • Kreditinstitut: Sparkasse XYZ

Vielen herzlichen Dank! Mit freundlichen Grüßen

Ihr Name

Gut zu wissen

  • Kleiner Trost: Kosten, die Sie nicht erstattet bekommen, können Sie in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen.
  • Die Agentur für Arbeit kann Ihnen gegebenenfalls auch helfen, wenn das Unternehmen dies ablehnen sollte. Stellen Sie noch vor Ihrem Termin einen Antrag. Dann haben Sie gute Chancen auf eine Erstattung.
  • Gut zu wissen: Werden Sie von einem Headhunter vermittelt, muss nicht er, sondern sein Auftraggeber das Geld erstatten.
  • Am besten ist immer, wenn Sie sich schon vorher im Unternehmen gründlich über das Thema Fahrt- und Reisekostenerstattungen informieren. Dadurch vermeiden Sie unangenehme Missverständnisse.

In diesem Beitrag ist Ihnen klar geworden, wann Ihnen Fahrtkosten für das Bewerbungsgespräch erstattet werden können und wann nicht. Sie wissen, dass es zwar eine gesetzliche Regelung gibt, dass der Arbeitgeber dieses aber auch umgehen kann. Sind Sie sich nicht sicher, sollten Sie immer vorab mit Ihrem zukünftigen Chef sprechen. Egal, ob Sie den Job bekommen oder nicht, Streitigkeiten um Geld sind für keinen Beteiligten eine angenehme Sache.

41 Fragen aus dem Einstellungstest

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