Bewerbung als Büroassistentin für Quereinsteiger

Aktualisiert am 18. Juni 2020 von Ömer Bekar

Bewerbung Büroassistentin QuereinsteigerSie sind auf Jobsuche und interessieren sich für eine Stelle, für die Sie eigentlich nicht die notwendigen Qualifikationen mitbringen? Das muss kein Nachteil für Sie sein. Viele Branchen stellen auch ungelernte Kandidaten ein, wenn Potenzial gesehen wird. Vielleicht geht es Ihnen gerade so und Sie möchten sich über eine Bewerbung als Büroassistentin für Quereinsteiger informieren. Sie wollen nichts dem Zufall überlassen und ganz genau wissen, worauf Sie achten müssen und welche Formulierungen gut ankommen.

Dieser Beitrag verrät es Ihnen. Sie werden erfahren, worauf es ankommt und mit welchen einfachen Methoden Sie den Personaler ganz einfach von sich und Ihren Qualitäten als Bewerber überzeugen.

Lesen Sie, wie Ihr Job als Büroassistentin aussehen wird und welche Anforderungen es gibt. Lassen Sie sich von den Bewerbungstipps für Quereinsteiger sowie von den nachfolgenden Vorlagen für Formulierungen inspirieren und erfahren Sie, was außerdem nicht in Ihrer vollständigen Bewerbungsmappe fehlen darf. Kommen Sie mit!

Das sind Ihre zukünftigen Aufgaben als Büroassistentin

Als Büroassistentin führen Sie vorwiegend organisatorische und verwaltende Tätigkeiten aus. Dabei arbeiten Sie vor allem in den Bereichen des Finanz- und Rechnungswesens, der Planung und Organisation, der Verwaltung, der Sachbearbeitung, im Sekretariat und im Personalwesen. Ihr Aufgabenbereich kann demnach sehr unterschiedlich und abwechslungsreich sein. Auch die Größe der Firma spielt eine Rolle bei der Variation Ihres Verantwortungsbereichs. In größeren Unternehmen werden Sie sich mehr auf wenige Tätigkeiten fokussieren, denen Sie dann intensiv nachgehen.

Typische Aufgaben sind, dass Sie den Schriftverkehr erledigen, Termine planen und koordinieren, Abrechnungen erstellen und Berichte und Protokolle anfertigen. Sie stehen im Kontakt mit den Kunden und Geschäftspartnern, nehmen Aufträge entgegen und bearbeiten diese anschließend. Ebenso prüfen Sie Rechnungen, überwachen den Zahlungsein- und -ausgang und verschicken bei Verzug Mahnungen. Sie kontrollieren regelmäßig den Bestand an Büromaterialien und bestellen bei Bedarf neue Utensilien. Die Planung und Organisation von Geschäftsreisen gehört auch oft zu Ihrem Tätigkeitsbereich. Daneben bereiten Sie vor Ort Meetings und Besprechungsräume vor und kümmern sich um eintreffende Kunden und Gäste.

Anstellung finden Sie in Unternehmen nahezu jeder Wirtschaftsbranche. Ihr Arbeitsort ist meist das Büro am Firmenstandort. Aber auch eine Arbeit aus dem Home Office ist immer häufiger möglich. Schauen Sie, ob in der Stellenanzeige direkt etwas dazu steht oder klären Sie die Details mit Ihrem direkten Ansprechpartner.

Was Sie als Quereinsteiger beachten sollten

Als Quereinsteiger kommen Sie ursprünglich aus einer anderen Branche und wechseln jetzt in einen völlig neuen Bereich. Vielleicht waren Sie auch eine Zeit lang selbständig und möchten nun in einem Angestelltenverhältnis arbeiten? Auch dann werden Sie mit dem Wort „Quereinsteiger“ betitelt. Nicht alle Berufe sind für einen Quereinstieg geeignet. So können Sie zum Beispiel nicht in einen geschützten Beruf wie den des Arztes oder des Rechtsanwalts wechseln. Ein Wechsel in den Beruf als Büroassistentin dürfte aber in den meisten Fällen weniger ein Problem darstellen. Das, was Ihnen an fachlicher Eignung und Berufserfahrung in diesem Job fehlt, können Sie durch folgende Maßnahmen ausgleichen.

Absolvieren Sie ein Praktikum

Um nicht mit unrealistischen Vorstellungen einen neuen Job anzutreten, sollten Sie vorab ein Praktikum absolvieren und schon dort Ihre Fähigkeiten unter Beweis stellen. Auch gibt es Ihnen die Chance zu prüfen, ob Sie wirklich in dem Bereich Büroorganisation und -management arbeiten möchten. Ebenso können Sie schneller erkennen, welche Aufgaben auf Sie zukommen. Ideal wäre, wenn Sie vor Ihrer Bewerbung in dem ausgewählten Betrieb das Praktikum machen. Damit können Sie gleichzeitig signalisieren, dass es Ihnen ernst ist.

Kennen Sie die Anforderungen

Die Anforderungen zu kennen hilft Ihnen ungemein, aus der Masse an Bewerbern herauszustechen. Denn dann können Sie sich in Ihrem Bewerbungs-Schreiben direkt darauf beziehen. Haben Sie vielleicht bereits einschlägige Erfahrungen sammeln können oder können Sie durch Kompetenzen wie „Teamfähigkeit“ oder „Organisationsgeschick“ auffallen, weil Sie die in anderen Bereichen Ihres Lebens schon viel gezeigt und umgesetzt haben? Es könnte zum Beispiel sein, dass Sie in einem Sportverein aktiv sind, in dem Sie beide Fähigkeiten bereits aktiv unter Beweis stellen konnten. Gehen Sie in Ihrem Anschreiben darauf ein.

Punkten Sie mit Motivation und Leidenschaft

Einen großen Pluspunkt können Sie als Quereinsteiger bringen, indem Sie mit Ihrer Motivation und Leidenschaft für den Beruf punkten. Denn auch, wenn Ihnen Qualifikationen fehlen, muss das nicht heißen, dass Sie nich trotzdem für diese Tätigkeit ein enorm großes Interesse mitbringen. Vielleicht sind Sie schon privat für die Organisation von Papierkram, Abrechnungen und Events zuständig und das bereitet Ihnen eine große Freude? Was es auch ist, das Sie innerlich total begeistert und antreibt, als Büroassistentin zu arbeiten, schreiben Sie es in Ihre Bewerbung und ziehen Sie einen Nutzen daraus.

Diese Fragen kommen im Vorstellungsgespräch auf Sie zu. Machen Sie den Online Test

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Gut ist, wenn Sie folgende Voraussetzungen erfüllen

Gerade für Ihre Bewerbung als Büroassistentin Quereinsteiger sollten Sie wissen, was von Ihnen erwartet wird. Denn ohne fachliche Ausbildung oder Erfahrungen in diesem Bereich wird man bei Ihnen noch genauer hinschauen, ob Sie hinsichtlich Ihrer Kompetenzen für die neue Stelle in Frage kommen könnten. Finden Sie sich in den folgenden Punkten wieder, ist das schon mal positiv. Dann können Sie in Ihrem Anschreiben gezielt auf einige Aspekte eingehen und vor allem Ihre Stärken hervorheben. Denken Sie immer daran, dass ein Personal-Agent wissen möchte, welchen Mehrwert Sie ihm bieten können.

Mathematisches Verständnis

Sie bringen ein ausgeprägtes und mindestens durchschnittliches mathematisches Verständnis mit. Das benötigen Sie zum Beispiel bei der Erstellung von Kalkulationen und Statistiken oder bei der Prüfung von Rechnungen.

Kommunikationsfähigkeit

Sowohl mündlich als auch schriftlich können Sie sicher kommunizieren und sich gewählt ausdrücken. Auch fällt es Ihnen nicht schwer, die Anliegen von fremden Personen, wie Kunden oder Geschäftspartnern, zu verstehen und gegebenenfalls weiterzuleiten.

Organisatorisches Geschick

Für das Planen und Organisieren der Büroabläufe sowie zum Beispiel auch der Geschäftsreisen sollten Sie ein gewisses organisatorisches Geschick mitbringen. Ebenso gebraucht wird dieses bei der Koordination von Terminen.

Merkfähigkeit

Sie haben ein gutes Gedächtnis und können sich beispielsweise gut merken, mit welchen Personen Sie während des Tages gesprochen haben. Auch bei der Anfertigung von Protokollen ist diese Fähigkeit nicht unwichtig.

Tastatur bedienen

Das Schreiben mit zehn Fingern ist kein Problem für Sie und Sie erledigen damit den Schriftverkehr schnell und mühelos.

Teamfähigkeit

Üblich ist, dass Sie innerhalb eines Unternehmens mit verschiedenen Abteilungen und der Geschäftsführung zusammenarbeiten. Da ist es unerlässlich, dass Sie sich gut in ein bestehendes Team integrieren können.

Stressresistenz

Auch in stressigen Situationen bewahren Sie den Überblick und einen kühlen Kopf.

Bewerbung als Büroassistentin Quereinsteiger: Muster-Formulierungen

In diesem Abschnitt bekommen Sie zwei Muster-Formulierungen für Ihre Bewerbung als Büroassistentin. Diese sollen Ihnen als Hilfe dienen, damit Sie selbst leichter auf Ideen für Ihr Anschreiben kommen. Kopieren sollten Sie jedoch keine davon.

1. Vor rund einem Jahr habe ich ein Praktikum in einer Unternehmensberatung als Büroassistentin absolviert. In dieser Zeit habe ich eigenständig die Post bearbeitet, Zahlungsein- und -ausgänge überwacht und mich um die Organisation von Dienstreisen gekümmert. Es macht mir eine große Freude, diesen Aufgaben nachzugehen, da ich gern organisiere und strukturiere. Auch empfinde ich es als Bereicherung, meinen Kollegen mit dieser Arbeit unterstützend zur Seite zu stehen.

2.Wie Sie meinem Lebenslauf entnehmen konnten, habe ich in dem Beruf als Büroassistentin selber noch keine Erfahrungen sammeln können. Dennoch sind mir die Aufgaben, die in Ihrer Anzeige gefordert wurden, alles andere als fremd. In meiner Arbeit als Zahnarzthelferin habe ich schon häufig Abrechnungen erstellen müssen, war im telefonischen Kontakt mit Patienten und habe mich um die Koordination von Terminen gekümmert. Ich sehe den Quereinstieg in diesen Job als Herausforderung an und freue mich gleichzeitig, meine Leidenschaft in diesem Bereich zum Beruf machen zu dürfen.

Das sollte außerdem nicht in Ihrer Bewerbungsmappe fehlen

Neben Ihrem Bewerbungsschreiben sollte eine vollständige Bewerbungsmappe noch die folgenden Dokumente enthalten.

Lebenslauf

Fertigen Sie einen tabellarischen Lebenslauf an und listen Sie in einer antichronologischen Reihenfolge auf, welche Qualifikationen und welche Berufserfahrungen Sie bereits machen konnten. Etwaige Schwerpunkte aus Ihrer vorherigen Tätigkeit können Sie zum Beispiel fett markieren, um den Blick des Personalers darauf zu lenken. Beachten Sie, dass Sie nur die Stationen in Ihrer Vita nennen, die für die zukünftige Stelle von Relevanz sind. Nebenjobs aus Schul- oder Unizeiten können Sie getrost weglassen.

Zeugnisse

Fügen Sie dann Ihre Qualifikationsnachweise bei, wie zum Beispiel Ausbildungs- oder Hochschulzeugnisse. Auch Weiterbildungszertifikate oder Praktikumsbescheinigungen kommen gut beim Personaler an. Achten Sie darauf, nur Kopien mitzusenden und keine Originale.

Foto

Ein Foto können Sie optional hinzufügen. Es ist keine Pflicht mehr, seit das sogenannte Gleichbehandlungsgesetz in Kraft getreten ist. Dennoch wird es von Arbeitgebern und Personal-Verantwortlichen sehr gern gesehen. Insbesondere dann, wenn Sie im Kontakt zu Kunden und Geschäftspartnern stehen, macht ein sympathisches und gepflegtes Äußeres doch einiges aus.

Motivationsschreiben

Ebenso freiwillig ist ein Motivationsschreiben. Dieses können Sie anfertigen, wenn Sie sich bei der Bewerbung als „Büroassistentin Quereinsteiger“ von anderen Bewerbungskandidaten abheben möchten. Sie können auf ein bis zwei Seiten ausführlich schildern, was Sie persönlich motiviert, genau in diesem Job zu arbeiten. Wie Sie gelesen haben, ist bei Quereinsteigern gerade die Motivation und die Leidenschaft für einen Beruf ein entscheidendes Kriterium.

Tipps

  • Bleiben Sie ehrlich und erfinden Sie nicht einfach etwas.
  • Bieten Sie an, kostenlos für ein paar Tage auf Probe zu arbeiten.
  • Sprechen Sie Ihren Ansprechpartner mit Namen an.
  • Legen Sie Wert auf eine gründliche Vorbereitung Ihrer Bewerbung und tippen Sie nicht einfach drauflos.

Sie wissen jetzt, was Sie bei Ihrer Bewerbung als Büroassistentin für Quereinsteiger beachten müssen. Gut formulieren können Sie Ihr Anschreiben vor allem dann, wenn Sie die Anforderungen an den Job kennen und vielleicht sogar schon mal ein Praktikum in diesem Bereich absolviert haben. Noch positiver fallen Sie auf, wenn Sie Ihre Motivation und Leidenschaft für diesen Beruf zum Ausdruck bringen. Die Muster haben Ihnen gezeigt, wie das praktisch umgesetzt aussehen kann. Damit haben Sie alles, was Sie brauchen, um noch heute Ihr eigenes Schreiben zu formulieren. Legen Sie los und verlieren Sie keine wertvolle Zeit!

41 Fragen aus dem Einstellungstest

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