Bewerbung für den Empfang als Quereinsteiger: Was Sie wissen müssen

Bewerbung für den Empfang als QuereinsteigerAls Empfangskraft sind Sie das Aushängeschild eines Unternehmens, Hotels, einer Praxis oder eines Klinikums und die erste Anlaufstelle für Patienten, Kunden und Besucher. Umso wichtiger ist, dass Sie wie für den Job gemacht sind. Sie möchten sich beruflich umorientieren, sind auf Jobsuche und möchten eine Bewerbung für den Empfang als Quereinsteiger schreiben? Doch Sie sind unsicher, was Sie schreiben sollen und worauf Sie achten müssen?

Dieser Artikel hilft Ihnen, Antworten zu finden. Nicht nur die Bewerbung wird Ihnen mithilfe des hier zur Verfügung gestellten Musters leichter fallen. Sie werden auch viele Hintergrundinformationen erhalten, die Ihnen helfen werden, Ihren Chef in spe von sich zu überzeugen.

Lesen Sie, welche Aufgaben auf Sie am Empfang warten und mit welchen Kompetenzen Sie beim Personaler mit Sicherheit punkten werden. Lassen Sie sich von der Vorlage und den Beispiel Formulierungen inspirieren für Ihr eigenes Anschreiben. Außerdem geben wir Ihnen einige Tipps, die Sie besonders als Quereinsteiger umsetzen können, um vor anderen Bewerbungs-Kandidaten herauszustechen.

Ihr Job als Empfangskraft

Als Empfangsmitarbeiter sind Sie für den Empfang von Gästen, Besuchern und Kunden verantwortlich. Egal, ob persönlich oder per Telefon, Sie kümmern sich darum, dass jeder sich willkommen fühlt. Sie nehmen Anrufe entgegen, leiten diese an den richtigen Ansprechpartner weiter, kümmern sich um die Terminplanung und -koordination und geben Auskunftssuchenden Informationen weiter. Oftmals gehören auch weitere Aufgaben zu Ihrem Tätigkeitsfeld, wie zum Beispiel die Postbearbeitung, das Schreiben von Geschäftsbriefen und die Beantwortung von E-Mails. Sie bestellen Büromaterialien und verkaufen Produkte, die beispielsweise in Schaukästen im Eingangsbereich ausgestellt sind.

Im Gastgewerbe sind Sie auch für das Ein- und Auschecken der Gäste verantwortlich. Sie gehen auf Sonderwünsche ein, vermitteln Dienstleistungen und bestellen einen vom Gast gewünschten Mietwagen oder ein Taxi. Daneben legen Sie Prospekte und Broschüren aus, geben Reisenden Ausflugstipps und verantworten die Zimmerreservierung und Stornierung mit. Auch bei Beschwerden sind Sie die erste Anlaufstelle. So setzen Sie sich mit unterschiedlichsten Problemen auseinander, handeln problemlöseorientiert und stellen sicher, dass ein Gast wieder zufrieden ist.

Es kann auch gut sein, dass Sie für die Abrechnungen zuständig sind und Zahlungen entgegennehmen. Sie pflegen die Datenbanken und schauen, dass alle organisatorischen Abläufe gut funktionieren. Nicht zuletzt sind Sie vor allem das Aushängeschild und die Visitenkarte der Einrichtung, in der Sie arbeiten. Sie repräsentieren sie nach außen und haben damit eine wichtige Funktion. Anstellung finden Sie beispielsweise in Hotels, Arztpraxen, in einer Zahnarztpraxis, in Krankenhäusern, Sportstätten, Kultureinrichtungen und Unternehmen jeglicher Wirtschaftsbranchen.

Musteranschreiben „Bewerbung Empfang als Quereinsteiger“

Im Folgenden erhalten Sie eine Muster Vorlage für Ihr Bewerbungsanschreiben am Empfang als Quereinsteiger. Sehen Sie es als Hilfe an und nicht als „Kopier-Dokument“. Das dürfte weniger gut bei Ihrem potenziellen Arbeitgeber ankommen. Vor allem dann, wenn auch andere Bewerber die gleiche Idee haben sollten.

Betreff: Bewerbung als Empfangskraft in Ihrem Unternehmen ab sofort

Sehr geehrte Frau Mustername, sehr geehrter Herr Mustername,

für die Gäste in Ihrem Hotel der erste Kontakt zu sein und ihnen den Aufenthalt von der ersten Sekunde an bis zur Abreise unvergesslich zu gestalten, ist meine größte Motivation. Dass Sie zudem den Fokus auf ein familiär geführtes Haus setzen, deckt sich mit meinen Zielen und Wünschen für eine zukünftige Zusammenarbeit. Deshalb bewerbe ich mich bei Ihnen als Empfangskraft.

Als Quereinsteiger habe ich zwar noch nicht in einem Hotel gearbeitet, kann aber auf andere Erfahrungen in ähnlichen Bereichen zurückschauen. Nach meiner Ausbildung als Kosmetikerin habe ich drei Jahre lang in diesem Beruf gearbeitet. Neben dem Durchführen von kosmetischen Behandlungen und Beratungen habe ich mich auch um die kaufmännischen Arbeiten gekümmert. Außerdem habe ich Anrufe entgegengenommen und war für die Terminplanung zuständig. Mit meiner zuvorkommenden und Service orientierten Art habe ich schon viele Neukunden für das Kosmetik Studio gewinnen können. Meine Stärke ist, dass ich sehr organisiert und strukturiert arbeite und gleichzeitig flexibel auf Unvorhergesehenes reagieren kann. Auch habe ich kein Problem mit Kunden, die sich beschweren oder die eine Reklamation wünschen. Auf Sonderwünsche eines Gastes einzugehen wird mir eine Freude sein, denn ich mag es, nach neuen und manchmal auch ausgefallenen Lösungen zu suchen.

Gerne bin ich bereit, an etwaigen Schulungen und Weiterbildungen teilzunehmen. Ich spreche drei Fremdsprachen (Englisch, Rumänisch und Französisch). In meiner Freizeit engagiere ich mich in einem Obdachlosenheim. Dort bin ich mit meinem Team bemüht, den Menschen gerade in der kalten Jahreszeit mindestens einmal täglich eine warme Speise zu geben.

Wenn ich Sie überzeugt habe und Sie mich gern kennenlernen möchten, dann freue ich mich über eine Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch!

Mit freundlichen Grüßen

Ihre Unterschrift

Ihr Name

Mit diesen Eigenschaften hinterlassen Sie bei Ihrem zukünftigen Chef Eindruck

Als Quereinsteiger müssen Sie Ihren zukünftigen Chef oder den Personalmitarbeiter nicht weniger von Ihren Eigenschaften und Fähigkeiten überzeugen als andere Bewerber mit vielleicht passenderen Qualifikationen. Deshalb sollten Sie wissen, was Sie in dem Job als Empfangsmitarbeiter mitbringen sollten. Die folgende Auflistung zeigt es Ihnen!

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Freundliches Wesen

Eine der wohl wichtigsten Eigenschaften für die Position als Empfangsmitarbeiter oder Empfangsmitarbeiterin ist, dass Sie ein sonniges, freundliches und offenes Wesen haben. Sie haben immer ein Lächeln auf den Lippen, strahlen Lebensfreude und Positivität aus und sowohl Gäste als auch Mitarbeiter und Kunden fühlen sich direkt wohl in Ihrer Nähe.

Diese Fragen kommen im Vorstellungsgespräch auf Sie zu. Machen Sie den Online Test

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Serviceorientierung

Für Sie ist eins klar: „Der Gast ist König“. Dieses Sprichwort hat nie an Wert für Sie verloren und deshalb handeln Sie auch danach. Das heißt, dass Sie stets um das Wohl des Kunden oder des Gastes bemüht sind, zuvorkommend sind und sich bemühen, die Bedürfnisse des Einzelnen noch vor der hörbaren Äußerung zu sehen und zu erfüllen.

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Ausbildung

Da es keine spezifische Ausbildung für den Beruf direkt gibt, sind im Grunde fast alle Bewerber aus einer anderen Branche. Sehr gute Chancen haben Sie zum Beispiel als Bürokauffrau, Verwaltungsfachangestellter oder Hotelkauffrau. Aber auch aus völlig fachfremden Bereichen ist ein Bewerbungserfolg sehr gut möglich.

Flexibilität

Zeigen Sie, dass Sie bereit sind, an Wochenenden sowie an Feiertagen zu arbeiten. Machen Sie auch deutlich, dass Schichtarbeit kein Problem für Sie ist, besonders im Gastgewerbe. Ein flexibler Mitarbeiter ist immer gern in einem Unternehmen gesehen.

Sprachtalent

Am Empfang im Hotel oder in Kultureinrichtungen werden Sie es oft mit ausländischen Gästen und Besuchern zu tun haben. Da ist es meist Voraussetzung, dass Sie mindestens eine Fremdsprache (vorzugsweise Englisch) sprechen. Je mehr Sprachen desto besser.

Einfühlungsvermögen

Es fällt Ihnen leicht, auf Menschen zuzugehen und Sie in Ihren Wünschen, Sorgen und Ängsten zu verstehen. Haben Sie es mit einer Beschwerde oder Reklamation zu tun, versetzen Sie sich schnell in die Lage des Betroffenen, beruhigen und verdeutlichen, dass Sie nach einer geeigneten Lösung suchen werden.

Flinkes Handeln

Sie denken schnell, haben eine rasche Auffassungsgabe und setzen Gelerntes zügig in die Tat um.

Multitaskingfähigkeit

Das Telefon klingelt, ein Gast kommt zur Tür herein und wünscht Ihre Aufmerksamkeit und Sie suchen gleichzeitig nach einem Stift und Papier, um sich das Anliegen des Anrufers zu notieren. Für Sie nichts Neues? Sehr gut! Denn an der Rezeption werden Sie vermutlich täglich mit Situationen wie diesen konfrontiert werden.

Konfliktfähigkeit

Wenn es zu Beschwerden oder auch Konflikten innerhalb des Teams kommt, bewahren Sie die Ruhe und bleiben professionell. Ihnen ist wichtig, sich mit allen beteiligten Parteien auseinanderzusetzen und zu einer gemeinsamen und friedlichen Lösung zu kommen.

Kommunikationsfähigkeit

Sowohl mündlich als auch schriftlich können Sie sich gewählt und höflich ausdrücken und sind damit wie für den Job als Empfangsmitarbeiter gemacht. Auch die Kommunikation zwischen Kollegen und Vorgesetzten ist für Sie keine große Schwierigkeit, um Absprachen zu treffen oder Ziele zu diskutieren.

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Wie Sie als Quereinsteiger überzeugen können

Zwar können Sie weniger Fachexpertise als manch ein Mitstreiter vorweisen, doch sind Ihre Chancen als Quereinsteiger dennoch nicht niedrig. Entscheidend ist, dass Sie auffallen und Ihren Wert für das Unternehmen auf andere Weise kenntlich machen. Was Sie tun können, um mit Ihrem Bewerbungsanschreiben auch als Fachfremder ohne Erfahrungen am Empfang zu überzeugen, erfahren Sie in diesem Abschnitt.

Professionelles und gepflegtes Auftreten

Als erste Kontaktperson für Kunden, Besucher und Gäste ist ein gepflegtes Äußeres und ein professionelles Auftreten unabdingbar. Achten Sie deshalb schon beim Bewerbungsfoto und später im Vorstellungsgespräch darauf, dass Sie sich angemessen kleiden, Ihr Make Up gut auswählen und es diesbezüglich nicht übertreiben und zusätzlich mit einer geraden Körperhaltung und einem Lächeln überzeugen. Treffen Sie dann auf Ihren Ansprechpartner, sind gewählte Umgangsformen ein absolutes Muss.

Praktische Erfahrungen

Führen Sie Praktika in Ihrer Bewerbung und in Ihrem Lebenslauf mit auf, wenn diese im Zusammenhang mit der aktuellen Stelle stehen. Geben Sie damit dem Leser zu verstehen, dass Sie bereits praktische Erfahrungen gesammelt haben und wissen, worauf Sie sich einlassen. Schließlich möchte ein Personaler nicht ständig nach neuem Personal suchen, sollten Sie sich nach einer Zusage direkt wieder umentscheiden.

Mit Hobbys punkten

Da Sie vermutlich keine direkte Arbeitserfahrung in dem Bereich nachweisen können, sind Hobbys eine gute Alternative, um bestimmte Stärken und Fähigkeiten hervorzuheben. Wollen Sie zum Beispiel unterstreichen, dass Sie teamfähig sind, können Sie auf Ihre Mitgliedschaft im Fußballverein verweisen und darauf, welche Erfolge Sie bereits gemeinsam mit Ihrem Team feiern konnten.

Motivation ist Alles

Vielen Bewerbern fehlt es leider an Motivation. Sie als Quereinsteiger sollten da unbedingt die Ausnahme sein. Mit einem zusätzlichen Motivationsschreiben, das Sie neben Ihrer Bewerbung anfertigen, können Sie sich von den anderen Bewerbern abheben.

Offen für Weiterbildungen

Zeigen Sie, dass Sie bereit und offen sind, sich fehlende Expertise und Fachkenntnisse anzueignen und an etwaigen Weiterbildungen teilzunehmen.

Selbstbewusstsein und Authentizität

Treten Sie sowohl in Ihrem Bewerbungsschreiben als auch in einem Bewerbungsgespräch selbstbewusst auf und geben Sie zu verstehen, dass Sie sich den Quereinstieg auf jeden Fall zutrauen und keineswegs Zweifel an Ihrer Eignung für die ausgeschrieben Stelle hegen. Seien Sie vor allem ehrlich und authentisch. Damit kommen Sie mit Sicherheit weiter als mit jeder Lügengeschichte.

Tipps

  • Hören Sie sich in Ihrem Freundes- und Bekanntenkreis um. Vielleicht gibt es dort jemanden, der auch am Empfang arbeitet und der Ihnen ein paar „Insider-Tipps“ geben kann.
  • Wenn Sie nach mehr Inspiration für Ihre Bewerbung suchen, können Sie diese auf dieser Seite kostenlos finden.

In diesem Beitrag haben Sie gelesen, wie Ihr Job als Empfangs-Mitarbeiterin aussehen könnte und welche Erwartungen man an Sie als Bewerber stellt. Mit der Vorlage für ein Anschreiben wissen Sie, wie Sie Ihre Bewerbung am Empfang als Quereinsteiger formulieren könnten und fühlen sich nun besser vorbereitet. Die Tipps für Quereinsteiger haben Ihnen außerdem gezeigt, wie Sie auch mit wenig fachlicher und spezifischer Erfahrung einen guten Eindruck bei Ihrem zukünftigen Arbeitgeber hinterlassen können.