Die gute Nachricht vorweg: Sie haben im Grunde genommen die vollkommen freie Wahl, in welchem Programm Sie die Anlagen Ihrer Bewerbung kreieren, solange sie nur im PDF-Format verschickt werden. Gängig ist es, die Anlagen der Bewerbung in Microsoft Word oder einer Freeware-Alternative aufzubereiten. Auch Microsoft Power Point gewinnt zunehmend an Bedeutung bei der Gestaltung der Anlagen einer Bewerbung. Doch für den E-Mail-Versand gilt: Die Dateigröße muss möglichst klein sein und die Unterlagen sollten in ihrer erstellten Form „eingefroren“ werden.

Dieses „Einfrieren“ erfolgt in der Regel so, dass alle Anlagen der Bewerbung im PDF-Format zusammengepackt werden. Doch der Reihe nach:

Nach der Zusammenstellung der Anlagen werden diese gescannt und zu einer PDF gebündelt.

1.) Stellen Sie die Anlagen Ihrer Bewerbung in physischer Form Das heißt: Sortieren Sie die Unterlagen aus, die Sie der Bewerbung beilegen möchten. Neben dem Lebenslauf und dem aktuellsten Arbeitszeugnis sind das die Zeugnisse und Zertifikate, die Ihre Qualifikation und Ihre Persönlichkeit unterstreichen.

2.) Scannen Sie die ausgewählten Dokumente der Reihe nach ein. Wichtig ist, beim Scannen darauf zu achten, dass das Scanner-Glas gereinigt ist und dass die Scan-Vorlagen gerade eingelegt sind – sonst wird auch der Scan letztlich schief. Passen Sie die Helligkeit des Scans entsprechend am Gerät an, so dass Sie möglichst wenig nachbearbeiten müssen. Achten Sie bei der Dateigröße darauf, diese so gering wie möglich zu halten. Achtung: Trotz geringem Datenvolumen müssen die Scans in guter Qualität sein – und das lässt sich leicht herausfinden. Drucken Sie die eingescannte Zeugniskopie aus. Wenn Sie diese uneingeschränkt und gut lesen können, ist die Qualität gut.

3.) Nun gilt es die eingescannten Dokumente in einem finalen Format zusammenzupacken. PDF hat sich dabei als Ausgangsformat längst etabliert. Die Ausgangsdaten können – je nach PDF-Schreib-Programm – entweder direkt zum PDF gebündelt werden (Variante 1) oder müssen über ein Zwischenprogramm transportiert werden (Variante 2). Bei Variante 1 ist es sinnvoll, die gescannten Dokumente in einem Dateiordner abzulegen und idealerweise durch die Dateibenennung bereits in die gewünschte chronologische Reihenfolge zu bringen (01_XXX, 02_XXX, 03_XXX). Mit dem Befehl „PDF zusammenfügen“ lassen sich dann die Einzeldokumente anwählen und zu einem Dokument im PDF-Format zusammenfügen.Variante 2 – der Transport über ein Zwischenprogramm – kann nötig sein, wenn das Programm zur PDF-Erstellung Freeware ist. Dann müssen die einzelnen Scans zunächst in ein Word- oder Power Point-Programm gebracht werden. Alle Scans kommen dabei in ein Dokument. Anschließend wird daraus ein Gesamt-PDF erstellt. Auch wenn es Mehrarbeit zu sein scheint, so birgt diese Variante auch Vorteile, denn so kann sogar pro Scan eine Kopfzeile eingefügt werden, die – clever verknüpft – zum Anlagenverzeichnis in der Funktion eines Inhaltsverzeichnisses wird.

Die Anlagen einer E-Mail-Bewerbung werden im PDF-Format verschickt

Doch was steckt eigentlich hinter dem Format mit den berühmten drei Buchstaben p-d-f? PDF steht für „Portable Document Format“. Ziel vom Hersteller Adobe war es, ein einfaches Dateiformat zu kreieren, welches unabhängig von der Plattform verwendet werden kann. Das heißt: PDF lässt sich immer und überall öffnen – unabhängig davon mit welchem Programm die Ausgangsdatei erstellt wurde und auch unabhängig davon auf welchem Rechner die Datei erstellt wurde. Wer ein PDF öffnet, kann diese aber nicht nur immer öffnen, sondern sieht es auch genauso, wie der Autor der Datei es angelegt hat.

Nach der Zusammenstellung der Anlagen werden diese gescannt und zu einer PDF gebündelt.

Für die Anlagen einer Bewerbung bedeutet das: Egal ob die Anlagen einer E-Mail Bewerbung in Word, Power Point oder gar einem Grafik-Programm wie InDesign erstellt wurden – der Personalreferent wird das PDF-Dokument öffnen können und die Anlagen der Bewerbung werden so aussehen, wie sie erstellt wurden. Ohne PDF könnte es nämlich passieren, dass Schriftarten auf dem „empfangenden“ Computer nicht installiert sind und dadurch das ganze, mühevoll und ordentlich angelegte Layout zerstört wird. Um dieses Problem zu umgehen, hat sich PDF als gängiges Format für die Anlagen einer E-Mail-Bewerbung längst etabliert. Es gilt allerdings nicht nur als Schutzschild für Formatierung und Layout, sondern minimiert auch die Dateigröße, die für eine E-Mail-Bewerbung nicht größer als vier bzw. fünf Megabyte sein darf.

PDF ist in vielen Online-Formularen vorgeschrieben

Nachdem sich Bewerberportale und Online Career-Center immer stärker am Markt verbreiten und es hier auch um die ordentliche Weitergabe von Dokumenten geht, sei an dieser Stelle auch darauf kurz eingegangen. Tipp: Auch wenn es Mehrarbeit zu sein scheint, so ist es doch sinnvoll, sich einmal durchs Online Career-Center zu klicken bevor die Bewerbungsunterlagen hochgeladen werden. Dabei sollte Folgendes notiert werden:

  • Welche Upload-Möglichkeiten gibt es? In der Regel gibt es vorgefertigte Felder, in die das Bewerbungsfoto, der Lebenslauf und die Anlagen der Bewerbung hochgeladen werden können. Manchmal müssen aber auch schulische Zeugnisse und berufliche Zeugnisse getrennt werden oder es gibt gar ein eigenes Feld für den Upload von „sonstigen“ Zertifikaten. Daher empfiehlt es sich, sich vorher durch Bewerbungsportal zu klicken, um die Anlagen entsprechend vorzubereiten.
  • Welche Upload-Formate werden akzeptiert? Führend ist auch hier das PDF-Format. Doch natürlich dürfen Unternehmen das Dateiformat nicht „vorschreiben“ und bieten daher oft noch die Möglichkeit, Anlagen im JPG- oder TIFF-Format hochzuladen. Bezüglich der Größe der Dateien ist dies allerdings nicht zu empfehlen – ebenso wenig wie ein Upload im Word-Format, denn darunter leidet meist die Formatierung.
  • Welche Dateigröße ist maximal erlaubt? Die als Maximum angegebene Dateigröße kann sowohl für die gesamte Bewerbung gelten als auch für einzelne Upload-Felder. Um die Anlagen der Bewerbung entsprechend vorbereiten zu können, muss genau geprüft werden, welche maximalen Dateigrößen das Career-Center akzeptiert.
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