Wer sich in Tabellenkalkulationen auskennt, sollte dies auch richtig im Bewerbungsschreiben formulieren.

Im Grunde genommen sind MS Office Kenntnisse heute die Grundausstattung jedes Bewerbers. Zumindest das Text-Programm Word sollte jeder beherrschen, wer fit in Tabellenkalkulation mit Excel oder Präsentationserstellung mit Power Point ist, hat natürlich eine zusätzliche Qualifikation, die er im Rahmen des Bewerbungsschreibens einbringen kann. Die Frage ist also nicht ob – sondern wie. Deswegen sollen nun einige Formulierungen zeigen, wie MS Office Kenntnisse gut in Szene gesetzt werden können.

Wie bereits erwähnt, ist das mittlerweile überaus gängige MS Office Programm kein Alleinstellungsmerkmal, das den entscheidenden Vorteil bei einer Bewerbung ausmachen wird. So können Sie Ihre Computerfähigkeiten einfach unter dem Punkt „weitere Qualifikationen“ im Lebenslauf aufführen. Hier ist Platz für Sprachkenntnisse und PC-Kenntnisse. Zugegeben, dieser Platz gehört nicht gerade zur exponierten Stelle in der Bewerbungsmappe, aber dort gehören die MS Office Kenntnisse hin, wenn diese nicht explizit in der Stellenanzeige gefordert werden.

Wird MS Office vorausgesetzt, darf es in das Bewerbungsschreiben

Steht allerdings im Inserat „gute MS-Office Kenntnisse werden vorausgesetzt“, müssen Sie reagieren. Und das heißt, Sie haben nun zwei Möglichkeiten, wie Sie Ihre MS Office Kenntnisse im Bewerbungsschreiben formulieren.

  1. „Die sichere Anwendung der gängigen MS Office Programme ist in meiner täglichen Arbeit selbstverständlich.“
  2. „Aktuell nutze ich MS Word für die Erstellung von Briefen und Formularen, MS Excel für die Auswertung der Monatsabschlüsse und MS Power Point, um die Zahlenlandschaft in attraktive Grafiken zu gießen.“

Auf den ersten Blick zeigt sich, Variante (1) ist die Muster-Bewerbungsvariante, die jeder Bewerber aus einem Bewerbungsbuch hätte abschreiben können. Variante (2) hingegen bietet dem Personalreferenten einen inhaltlichen Mehrwert, da er sieht, inwiefern MS Office in der Praxis angewendet wurde.

MS Office ist mehr als Word, Excel und Power Point

Variante (2) ist nicht nur besser, weil inhaltlich beschrieben ist, wie die Programme angewendet wurden, sondern auch, weil es sonst zu ungewollten Missverständnissen kommen könnte. Wer nämlich nur schreibt, er besitze MS Office Kenntnisse, lässt vollkommen offen, welche einzelnen Programme er schon bedient hat. Word, Excel und Power Point sind die gängigsten MS Office Programme. Doch zur Produktfamilie gehören auch das E-Mail Programm Outlook, das Publishing Programm Publisher, das Datenbankprogramm Access sowie One Note, InfoPath, Lync und ggf. noch Groove. Klar ist, dass nicht jedes Programm in jedem Betrieb eingesetzt wird, jedoch hilft es zu wissen, welches Programm der Bewerber wirklich beherrscht.

Wie wichtig sind Computerkenntnisse überhaupt?

Mit Blick auf die von TNS Infratest erhobenen Fähigkeiten, um einen Arbeitsplatz zu finden, stehen Computerkenntnisse zwar nicht an erster Stelle, denn wie die nachfolgende Grafik auch deutlich zeigt, sieht das Ranking in der EU so aus:

  • Berufliche Erfahrung
  • Qualität des Abschlusses
  • Anpassungsfähigkeit
  • Computerkenntnisse
  • Fremdsprachenkenntnisse
  • Bereitschaft zum Auslandseinsatz

Mit Fokus auf Deutschland zeigt sich, dass hier die berufliche Erfahrung und die Qualität des Abschlusses Platz 1 und 2 tauschen.

Statistik: Welche Fähigkeiten sind Ihrer Meinung nach besonders wichtig, um heutzutage leichter einen Arbeitsplatz zu finden? | Statista

Welches Detail aus dem Inserat wird im Bewerbungsschreiben ausgearbeitet?

Je detaillierter die Stellenanzeige geschrieben ist, desto schwieriger ist auch die Entscheidung, welche Details im Bewerbungsschreiben ausgearbeitet werden und welche nur im Lebenslauf erwähnt werden. Dazu haben Personal-Experten zwei Tipps:

1.) In der Regel sind die Anforderungen an die Bewerber seitens des Unternehmens nach Prioritäten sortiert. Das bedeutet: Wenn Fremdsprachen- und MS Office-Kenntnisse die Liste anführen, sollten diese Punkte sehr deutlich in der Bewerbung herausgearbeitet werden. Wer entsprechende Erfahrungen bereits gemacht hat, könnte beispielsweise im Bewerbungsschreiben die Formulierung wählen: „Bereits seit der siebten Klasse belege ich einen Computerkurs. Besonders gefällt mir die Verbindung von Excel und Power Point – um endlose Zahlenlisten schick darzustellen. Doch auch Access gefällt mir. Dort habe ich eine Datenbank für meine Familie erstellt, die wie ein Putz- und Einkaufsplan funktioniert.“ Wenn der Bewerber dann noch im Rahmen eines Schüleraustausches im Ausland war, könnte er dazu kurz seine Eindrücke auf der Dritten Seite der Bewerbung schildern – und zeigt so, was er getan hat, um seine Fremdsprachenkenntnisse zu professionalisieren.

2.) Alternativ können Bewerber auch die zwei bis drei Details aus der Anforderungsliste des Betriebs herauspicken, die sich gut zu einer persönlichen Geschichte verbinden lassen. Aus einem Freiwilligen Sozialen Jahr in Tansania können sowohl Teamfähigkeit als auch Fremdsprachenkenntnisse abgeleitet werden.

Achtung: Auch wenn im Bewerbungsschreiben nur selektiv einige Punkte herausgegriffen werden können, sollten Sie mit einem Verweis dabei helfen, ihre weiteren Qualifikationen zu erkennen. Ein Beispiel könnte lauten: „Ich hoffe, ich konnte Ihnen nun anschaulich vermitteln, wie ich meine ersten Programmierschritte gegangen bin, möchte es an dieser Stelle aber nicht missen, Sie auf meinen Lebenslauf zu verweisen. Darin sowie unter dem Punkt ‚weitere Qualifikationen‘ habe ich vermerkt, inwiefern ich auch ihre weiteren Anforderungen sehr gut erfüllen kann.“

Bildnachweis: contrastwerkstatt/fotolia.com

41 Fragen aus dem Einstellungstest

41 Fragen aus dem Einstellungstest