Vielleicht ist es ja ein industriell forcierter Schutzmechanismus für Personalreferenten und Abteilungsleiter, denn wenn die Anlagen der Bewerbung die Klemmschiene der Mappe sprengen oder der berühmte MAILERDAEMON eine Zustellung der E-Mail verhindert, dann heißt das: Die Anlagen Ihrer Bewerbung haben keinen Platz. Sie sind schlicht zu umfangreich. Wie Sie nun aus diesem Dilemma wieder rauskommen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Schwarz-weiß scheint die imaginäre Zielflagge vor Ihrem inneren Auge zu wehen. Alle Punkte der Checkliste sind abgehakt, alle Unterlagen Ihrer Bewerbungsmappe sind zusammengesammelt. Voller Freude versuchen Sie den Stapel an ordentlich kopierten Zeugnissen und Zertifikaten (also die Anlagen Ihrer Bewerbung) in die Bewerbungsmappe zu heften – und schon bricht die Klemmschiene, die ihre Anlagen an Ort und Stelle fixieren soll. Materialfehler? Möglich, aber unwahrscheinlich. Spätestens bei der nächsten Klemmschiene, die sich ebenfalls weigert, den Zeugnis-Stapel zusammenzuhalten, wird klar: Die Anlagen Ihrer Bewerbung haben keinen Platz.

Schweren Herzens switchen Sie um und entscheiden sich die ohnehin schon digitalisierten Dokumente per E-Mail zu verschicken. Per Büroklammer-Symbol hängen Sie die Anhänge Ihrer E-Mail an, drücken auf „senden“ und bekommen nur wenig später den von allen Usern verhassten MAILERDAEMON zurück. Die Anhänge sprengen das Datenvolumen: Über 15 MB kann Ihr E-Mail-Programm nicht verschicken. Auch hier zeigt sich: Die Anlagen Ihrer Bewerbung haben keinen Platz.

Schaffen Sie Platz für die wirklich wichtigen Anlagen Ihrer Bewerbung

Was nun folgt ist eine Odyssee, denn auszuwählen fällt den Menschen naturgemäß sehr schwer. Die Beispiele in der Tabelle sollen helfen, in Ihrer Bewerbungsmappe einen Frühjahrsputz zu vollziehen – ohne auf wichtige Inhalte zu verzichten. So schaffen Sie Platz:

SchulzeugnisseGrundsätzlich gilt: Nur wer gerade erst die Schule oder die Ausbildung beendet hat, muss Schulzeugnisse in die Anlagen der Bewerbung einfügen. Ansonsten kann auf alte Schulzeugnisse getrost verzichtet werden.
Abschlusszeugnis der AusbildungKann rein, wenn Sie sich in derselben Branche bewerben und das Zeugnis nicht älter als sieben Jahre ist.
Praktikumszeugnis Kann rein, wenn Sie sich auf eine Ausbildungsstelle oder eine erste Festanstellung bewerben, nicht aber, wenn Sie bereits berufstätig waren.
Abschlusszeugnis des vorherigen ArbeitgebersMuss rein. Das letzte Abschlusszeugnis gehört zu den wichtigsten Bestandteilen der Anlagen einer Bewerbung. Bei anderen beruflichen Zeugnissen gilt: Maximal zehn Jahre zurück werden Zeugnisse einer Bewerbung beigelegt.
Einzelne ZertifikateKönnen rein, wenn sie inhaltlich bedeutend sind. Ein Kurierdienstfahrer legt eine Führerscheinkopie bei, auf der die einzelnen Führerscheinklassen gelistet sind. Ein Heilpraktiker braucht dies nicht zu erwähnen.
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Los geht’s: 2. Versuch! Die Anlagen Ihrer Bewerbung haben immer noch keinen Platz? Dann hilft jetzt nur noch, ein wenig zu schummeln – und zwar bei Dichte und Grammatur des Papiers. Beim Kopieren der Anlagen Ihrer Bewerbung ist 80- bzw. 90-Gramm-Papier allerdings die unterste Grenze. Leichteres Papier sollte für Zeugnisse und Zertifikate keinesfalls genommen werden, da eine zu leichte Variante schnell reißt und qualitativ wenig hochwertig wirkt. Hat der Personalreferent das Gefühl, am Papier wurde gespart, macht das keinen guten Eindruck. Idealerweise wird eine Papiersorte durchgängig für alle Unterlagen der Bewerbung verwendet.

Eine Alternative zu einer Zeugniskopie ist immer noch der Lebenslauf. Wurden beispielsweise während dem Studium Seminare besucht, die perfekt zur Stellenanzeige passen, können diese auch unter dem Meilenstein „Universität“ dokumentiert werden – so sparen Sie sich das Beilegen des kopierten Zertifikates und entlasten so die Klemmschiene Ihrer Bewerbungsmappe.

Für den E-Mail-Versand zu tricksen, ist nur auf den ersten Blick einfacher

„Dokumente lassen sich doch beliebig verkleinern.“ Diese Aussage ist durchaus richtig, aber das sagt noch nichts darüber aus, wie es um die Qualität der eingescannten Dokumente bestellt ist. In der Welt der E-Mail-Bewerbungen gilt: Die Anhänge dürfen die maximale Dateigröße von fünf Megabyte nicht überschreiten. Versuchen Sie analog zur obenstehenden Tabelle zu reduzieren, bevor sie an der Dateigröße und damit auch ganz unweigerlich an der Qualität der Dokumente schrauben.

Die oberste Prämisse lautet: Werden die Anlagen einer E-Mail-Bewerbung ausgedruckt, müssen sie noch immer lesbar sein. Wie das funktioniert? Mit den folgenden Tipps:

  • Ausgangsdateien sollten klein aber qualitativ hochwertig sein. Wer ein wenig an der Auflösung der Scanner-Einstellung tüftelt, kann hier gute Resultate erzielen.
  • Liegen alle Anlagen optimiert vor, wird daraus eine gesamte pdf erstellt. Einige pdf-Programme bieten die Möglichkeit, die Dateigröße für den Mail-Versand zu optimieren. Ausprobieren und Qualität testen!
  • Zipper-Programme sind nutzbar, sollten aber nur verwendet werden, wenn sie so gängig sind, dass beim Entpacken kein zusätzlicher Aufwand für den Personalreferenten entsteht.

Immer dran denken: Wenn Sie nicht die richtigen Unterlagen auswählen, machen Sie es dem Personalreferenten unnötig schwer.

Ein Plädoyer für die richtige Auswahl

Wie eingangs bereits erläutert, ist es sicherlich sinnvoll, zunächst einmal zu prüfen, ob alle Unterlagen nötig sind. Auszusortieren oder ggf. die eine oder andere Information im Lebenslauf unterzubringen. Das hilft nicht nur der Dateigröße oder der Klemmschiene, sondern vor allem auch dem Personalreferenten. Helfen Sie ihm mit einer entsprechenden Vorauswahl, sich punktgenau zu präsentieren – und zwar genau so, dass die Auswahl der Anlagen Ihrer Bewerbung zeigt: Das ist der richtige Mitarbeiter für den ausgeschrieben Job, denn nebst der Qualifikation passen auch Soft Skills und Einstellung zum Unternehmen. Den Bewerber laden wir ein. Und schließlich ist ein Vorstellungsgespräch oft schon die halbe Miete.

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