Natürlich ist es erlaubt nachzufragen, wie der Stand im Bewerbungsverfahren ist, nur muss die Nachfrage höflich sein und darf erst nach drei bis sechs Wochen erfolgen.

Diese beschriebene Reihenfolge ist für jeden Bewerber die Schlimmste: Die Bewerbung hat eine gefühlte Ewigkeit in der Erstellung gedauert und wurde termingerecht abgeschickt. Eine Antwort gab es (abgesehen von der Eingangsbestätigung) nicht. Nun stellt sich die Frage: Ist Nachfragen erlaubt? Grundsätzlich ja, aber erst nach drei bis sechs Wochen (je nach Unternehmensgröße). Und auch dann kommt es auf die passende Formulierung an. Was Sie vielleicht nun zum Schmunzeln anregt, ist für Personalreferenten leider bitterer ernst. Sie berichten aus ihrem Alltag – in dem unpassende Formulierungen auf der Tagesordnung stehen.

Das was Markus M. als Personalreferent erlebt hat, ist kaum vorstellbar, doch harsche Bewerber und unfreundliche Bemerkungen zu seinem eigenen Arbeitsstil sind oft an der Tagesordnung. Diese Formulierungen sind als Nachfrage keine Seltenheit, aber ein absolutes No-Go:

  • „Vor drei Wochen habe ich Ihnen meine Unterlagen geschickt. Wie lang brauchen Sie eigentlich, um diese durchzulesen?“
  • „Nach Ihrer unpersönlichen E-Mail-Antwort habe ich nichts mehr von Ihnen gehört – das war vor drei Wochen. Kommt da noch was?“
  • „Denken Sie eigentlich, ich habe ewig Zeit? Geben Sie mir wenigstens meine Unterlagen zurück, damit ich mich weiter bewerben kann, ohne neue Mappen kaufen zu müssen. Sie kucken doch ohnehin nicht rein.“
  • „Vielleicht sollten Sie lieber eine Unterstützung für Ihre Position suchen, denn in Anbetracht der Tatsache, dass ich nun schon seit drei Wochen auf eine Rückinfo Ihrerseits warte, scheinen Sie mir doch etwas überlastet.“
  • „Wie, Sie wissen gar nicht mehr, wer ich bin? Für was habe ich denn Kosten und Mühen in die Erstellung der Bewerbung gesteckt und Sie kennen nicht einmal meinen Namen, geschweige denn wissen Sie, auf welche Stelle ich mich bewerbe.“

Harter Tobak, den Personalreferenten da zu hören bekommen. Natürlich wandert die entsprechende Bewerbung postwendend auf den Absagestapel, doch erstmal müssen sich die Verantwortlichen diese Frechheiten gefallen lassen.

Diese Formulierungen kommen gut an – sind aber rar

Auch Christian K. kennt diese Worte aus seiner Zeit als Personalreferent. Heute arbeitet er zwar noch in der Branche, hat aber den Tätigkeitsbereich gewechselt. Als Headhunter ist er nun selbst an der Reihe mit nachfragen. Gerne erinnert er sich an die (wenigen) gut formulierten Nachfragen, die er in seiner Zeit als Personalreferent beantworten durfte:

  • „Bitte entschuldigen Sie die Störung, mein Name ist XX und ich habe mich am XX auf die Stelle als XX beworben. Gerne möchte ich nachfragen, wie weit das Bewerbungsverfahren bereits ist.“
  • „Schön, dass ich Sie erreiche – darf ich Sie kurz stören? Ich hatte Ihnen am XX meine Bewerbung als XX zukommen lassen. Im Vorfeld gab es ein kurzes Gespräch. Können Sie mir vielleicht sagen, ob Sie schon eine Vorauswahl getroffen haben?“
  • „Danke für die Möglichkeit für ein kurzes Telefonat. Ich hatte mich am XX als XX bei Ihnen beworben. Meine Nachfrage ist einerseits durch meine Neugierde begründet, andererseits aber auch, um mitzuteilen, dass sich durch andere Bewerbungen bereits Vorstellungsgespräche entwickelt haben. Da Ihr Unternehmen auf meiner Prioritätenliste doch sehr hoch ist, war es für mich selbstverständlich, Sie darüber zu informieren.“

Aber nochmal: Für Christian K. waren es die traurigen (weil seltenen) Ausnahmen. Er freute sich stets über Nachfragen, die den Namen, das Datum und die Stelle beinhalteten, eine höfliche Einleitung hatten und mit einer kurzen, prägnanten Nachfrage endeten – ohne große Umschweife.

Nachfragen nach dem Vorstellungsgespräch? Das funktioniert so!

Nachfragen erlaubt – doch nicht ohne Vorbereitung. Ein Blick in die Liste zeigt, wann Sie die Bewerbung abgeschickt haben und wer Ihr Ansprechpartner ist. Das kommt immer gut an.

Mario P. ist der letzte im Bunde. Er ist als Leiter der Personalabteilung tätig und im Grunde auch bei jedem Vorstellungsgespräch anwesend. Da er höflich auch immer seine Karte an die Bewerber ausgibt, kommen Rückfragen nach dem Vorstellungsgespräch auch oft direkt bei ihm an. Die positivsten lauten dann so:

  • „Gerne erinnere ich mich an unser Gespräch vom XXX zurück, denn neben der Stelle, die mich inhaltlich sehr reizt, hat mich auch die Atmosphäre in Ihrem Betrieb sehr angesprochen. Deswegen möchte ich heute einmal neugierig nachfragen, ob eine Entscheidung zur Stelle bald zu erwarten ist.“
  • „Zugegeben, das Gespräch in Ihrem Haus hat mich einmal mehr darin bestärkt, dass ich mit der Wahl des Berufes und des Betriebes goldrichtig gelegen bin. Nun würde ich mich natürlich freuen, wenn Sie das ganz genauso sehen. Gibt es denn bereits eine Entscheidung zur Besetzung der Stelle?“
  • „Wie bereits beim Gespräch in Ihrem Haus mitgeteilt, hatte ich zwischenzeitlich noch weitere Gespräche – und habe auch eine Zusage erhalten. Gerne möchte ich Ihnen dies mitteilen mit der Bitte mir ein Feedback über die Besetzung Ihrer Stelle zu geben.“

Wer sich nun wundert, warum in keinem dieser Beispielsätze ein Dank für das freundliche Gespräch zu finden ist, dem sei gesagt: Das ist Absicht, denn der Dank und die Nachfrage sollte in jedem Fall zeitlich voneinander getrennt abgeschickt werden. Es ist nämlich nicht nur höflich – sich gleich nach dem Vorstellungsgespräch zu bedanken – sondern ermöglicht auch zwei Kontaktmöglichkeiten: Einmal kurz nach dem Gespräch und ein zweites Mal als Nachfrage.

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