Wissen Sie eigentlich, was mit Ihrer Bewerbung passiert, wenn sie in einem Unternehmen eintrifft? Gibt es einen Personalreferenten, bekommt dieser die Bewerbung auf den Tisch, um für den entsprechenden Abteilungsleiter schon einmal eine Vorauswahl zu treffen. Gibt es diesen nicht, landet die Bewerbung bei demjenigen, der die Anzeige aufgegeben hat, sprich: beim Abteilungsleiter oder Geschäftsführer. Und nun stellen Sie sich vor, welchen Stellenwert die Bewerbung, die auch dem Unternehmen zunächst einmal Arbeit macht, hat. Sicherlich wird ein neuer Mitarbeiter gesucht und auch dringend gebraucht, aber der Personalreferent sucht unter Umständen für fünf oder gar zehn Abteilungen gleichzeitig und der Abteilungsleiter oder Geschäftsführer hat auch noch unzählig viele andere Aufgaben zu erledigen. Da kommt die Frage nach dem Stand der Bewerbung nicht immer gut an. Wählen Sie also eine vorsichtige Formulierung!
Eins vorweg: Nachfragen ist erlaubt, aber mit Maß und Ziel. Der Worst-Case sieht so aus, wie ein Personalreferent berichtet: „Das Telefon klingelt und ein interessierter Bewerber ruft und fragt nach, an wen er die Bewerbung richten soll. Offensichtlich war der Name das Einzige, was ihm fehlte, denn fünf Minuten nach dem Telefonat erscheint die E-Mail schon im Posteingang. Am nächsten Morgen klingelt das Telefon erneut und derselbe Bewerber fragt, ob die E-Mail denn wohl angekommen sei, was die automatische Antwort-E-Mail ihm in jedem Fall schon bestätigt hat, aber er wollte nur mal eben nachfragen, ob das auch richtig ist. Ja, die E-Mail ist angekommen. Am nächsten Morgen – Sie ahnen es sicherlich schon – klingelt erneut das Telefon. Der Bewerber möchte sich über den Stand der Bewerbung erkundigen.“ Diese Szene zeigt, wie ein Bewerber sich unabhängig von seiner Qualifikation bereits disqualifizieren kann, weil er einfach nervig war.
Warum? Weil der Personalreferent nicht nur eine offene Stelle zu besetzen hat, sondern aktuell für sieben Positionen Bewerber sucht, geeignete Kandidaten mit dem Abteilungsleiter abspricht, Termine für Vorstellungsgespräche koordiniert und vereinbart und regelmäßig auch an Meetings zur Restrukturierung des Unternehmens und dem daraufhin abgestimmten Personalbedarf teilnimmt. Für den Personalreferent gibt es also noch zig andere Aufgaben zu bewerkstelligen. Das heißt für den Bewerber: Ruhe bewahren und geduldig sein ist zwar manchmal schwer, aber vielleicht zumindest ein wenig einfacher, wenn klar ist, dass der Personalreferent dies nicht aus Boshaftigkeit tut.
Nachfragen ist erlaubt, aber der Ton macht die Musik
Es ist sowohl verständlich als auch legitim, als Bewerber nachfragen zu wollen. Das dürfen Sie auch, wenn Sie sich an die folgenden Spielregeln halten.
- Ein Telefonanruf spart Ihnen und dem Personalreferenten Zeit, obgleich ein Anruf auch immer ein wenig wie ein Überfall scheint. Wichtig ist: Nennen Sie Ihren Namen und die Stelle, auf die Sie sich beworben haben sowie den Zeitpunkt, wann Sie die Bewerbung eingereicht haben (oder beim Vorstellungsgespräch waren). Fragen Sie höflich nach, wie weit das Bewerbungsverfahren aktuell ist. Kann der Personalreferent nicht ad hoc eine Antwort geben, fragen Sie, wann Sie sich erneut melden dürfen. Eine E-Mail beinhaltet im Grunde genommen dieselben Inhalte, macht aber immer dann Arbeit, wenn der Personalreferent die Antwort auch schnell am Telefon hätte geben können.
- Der Zeitpunkt zu dem Sie ruhigen Gewissens nachfragen können, ist je nach Unternehmensgröße unterschiedlich. In großen Unternehmen werden vier bis sechs Wochen empfohlen, in kleineren Betrieben können Sie bereits nach zwei bis vier Wochen nachfragen. Ausschlaggebendes Datum ist allerdings nicht das Ihrer Bewerbung, sondern die vom Betrieb gesetzte Bewerbungsdeadline. Je nach Arbeitsstruktur des Personalreferenten kann eine Bewerbung nämlich bis zur Deadline unangetastet auf einem Stapel liegen, weil erst nach Bewerbungsschluss alle Bewerbungen gesichtet werden.
Auch wenn das lange Warten nervig sein kann – den Frust am Personalreferenten auszulassen ist die denkbar schlechteste Variante. - Höflichkeit ist das A und O, wenn Sie sich in Ihrem Wunschbetrieb melden, um den Stand der Bewerbung zu erfahren. Dabei ist es aber auch wichtig, nicht zu säuseln und damit Ihrem Gesprächspartner am Telefon oder dem Empfänger der E-Mail damit Zeit zu stehlen. Freundlichkeit und Prägnanz sollten die Nachfrage dominieren. Eine kurze Frage, ob der Zeitpunkt gelegen käme, reicht am Telefon als Einleitung aus. Anschließend starten Sie mit Ihren Daten und der Nachfrage. Vorwürfe und das Abladen des angehäuften Frustpotenzials, das oftmals die Bewerbungsphase begleitet, ist der falsche Weg.
- Bluffen Sie nicht, denn diesen Trick kennen die Personalreferenten nur zu gut. Wer also angibt, noch zig weitere Angebote zu haben, der macht sich unglaubwürdig und wird schneller abgelehnt, als er denken kann. Sinnvoller ist es – falls wirklich ein Angebot vorliegt – zu erklären, dass der Betrieb eigentlich die erste Wahl wäre, aber nun ein anderes Angebot vorliege. Das wirkt authentisch und ist verständlich, denn keiner würde ein Angebot absagen ohne verlässliche Alternative.
- Kam es bereits zum Vorstellungsgespräch gilt diese Reihenfolge: Erst der Dank, dann die Nachfrage. Das heißt, dass Sie nach Ihrem Gespräch im Unternehmen zunächst einmal ein kurzes Dankeschön via E-Mail senden. Da das nur wenige tun, wird es Ihrer Bewerbung sicherlich positiv zu Buche schlagen. Anschließend können Sie nachfragen, wie der aktuelle Stand im Bewerbungsverfahren ist.
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