Die gute Seele eines jeden Büros und Vorzimmers ist und bleibt der Sekretär/in. An deren Schreibtischen werden Chefs entlastet, Termine koordiniert und wichtige Bürotätigkeiten erledigt.
Tätigkeit: Ein Sekretär/in entlastet hauptsächlich durch administrative Aufgaben den Vorgesetzten oder die Abteilung. Neben diesen Tätigkeiten deckt ein Sekretär/in auch die Bewirtung von Besuchern oder übernimmt die Koordinierung von Terminen, Geschäftstreffen oder Geschäftsreisen sowie die Ablage und Korrespondenz und vieles mehr.
►Beispiel für ein Bewerbungsanschreiben Sekretär/in
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit meiner Fachkompetenz als gut ausgebildete Sekretärin und Büroassistent kann ich Ihr aufstrebendes Unternehmen mit meiner langjährigen Berufserfahrung unterstützen und Ihr Mitarbeiterteam hervorragend ergänzen.
Durch meine Mitarbeit in den einzelnen Abteilungen der … Holding AG, die zu meiner gegenwärtigen Anstellung als Büroassistent geführt hat, erhielt ich Gelegenheit, mich in allen Bereichen der administrativen Tätigkeit gründlich aus- und weiterzubilden, einschließlich der Rechnungserstellung und Buchung sowie Marketingaufgaben, welche ich bei der Betreuung der Unternehmenswebseite übernommen habe.
Ich bin überzeugt davon, dass meine Fachkompetenz in Ihrem Unternehmen einen Platz einnehmen kann und ich Ihnen mit meinen Erfahrungen dienlich sein werde.
Ich freue mich darauf, mit Ihnen darüber zu sprechen, in welchem Umfang ich Ihnen meine Kenntnisse und Fähigkeiten zur Verfügung stellen und in Ihrem Unternehmen einsetzen kann.
Mit freundlichen Grüßen
…
►Beispiel für ein Bewerbungsanschreiben Azubi Sekretär/in
Sehr geehrte/r Frau/ Herr Moldenhauer,
Kaffee kochen, schnell tippen und mit Terminen jonglieren? – In meiner Freizeit kann ich das. Bei Ihnen würde ich gerne das nötige Know-how dazulernen und perfektionieren, um eine sehr gute Sekretärin zu werden. Deswegen bewerbe ich mich hiermit bei Ihnen um den Ausbildungsplatz zur Sekretärin auf Ihre Annonce vom … in der ‚Frankfurter Rundschau‘.
Ich habe eine angenehme Stimme, sowohl am Telefon und direkt. Ich kommuniziere gerne mit Menschen. Ich bin sehr höflich, mitdenkend und zuvorkommend. Meine Grammatikkenntnisse in Deutsch sind umfassend. Ich kann sowohl selbstständig, als auch nach Anweisungen arbeiten. Auch Routinearbeit erledige ich zuverlässig und gewissenhaft.
Zurzeit besuche ich die letzte Klasse an der Realschule und werde diese im nächsten Sommer mit einem einfachen Realschulabschluss beenden.
Über eine Einladung zu einem Bewerbungsgespräch würde ich mich sehr freuen.
Mit freundlichen Grüßen
Download
Aufgaben/Tätigkeiten
- administrative Aufgaben (Korrespondenz, Planung und Organisation von Besprechungen und Terminen, Verwaltung von Büromaterial, Ablage, Aufbereitung von Unterlagen, Empfang und Bewirtung von Geschäftspartner, Kunden und Besuchern, u.v.m.)
- Erstellen und Kontieren von Rechnungen, Begleichung von Rechnungen
- Verwaltung und Überwachung des Abteilungsbudgets
- Informationen einholen und weiterleiten
- Urlaubs- und Krankmeldungen entgegennehmen und weiterleiten
Arbeitsumgebung
In den unterschiedlichsten Wirtschaftsbereichen sowie im Öffentlichen Dienst findet ein Sekretär/in seine Beschäftigung.
Die Tätigkeit des Sekretärs/in wird zumeist in Büroräumen und Besprechungszimmers ausgeübt.
Arbeitsgegenstände/Arbeitsmittel
Ein Sekretär/in ist in erster Linie tagtäglich in Kontakt mit den verschiedensten Unterlagen, wie beispielsweise Korrespondenz, Terminplänen, Besprechungsunterlagen, Präsentationen oder auch Reiseunterlagen.
Dafür wird ein Sekretär/in in der Regel am PC, Schreibmaschine und Telefon arbeiten. Doch auch Kopierer, Telefax sowie Aktenvernichter können zu den Arbeitsmitteln gehören.
Arbeitsbedingungen
Hauptsächlich im Sitzen wird die Tätigkeit eines Sekretärs/in ausgeübt, wobei immer mehr Bildschirmarbeit notwendig wird. Die Situationen und Aufgaben sind meist sehr abwechslungsreich (Kundenkontakt und Beratung, Telefonieren und Schreibarbeiten oder auch die Organisation von Besprechungen) und werden in Büroräumen ausgeführt, so dass ein Sekretär/in mitunter auch tagsüber einer künstlichen Beleuchtung ausgesetzt ist.
Verdienst/Einkommen
Der Durchschnittliche Bruttoverdienst eines Sekretärs/in beträgt in Deutschland zwischen 2798 € und 3074 € .
Zukünftige Entwicklung
Auch wenn sich in der Zukunft die Arbeitsmittel verbessern und verändern sollten, eine helfende Hand bei administrativen Aufgaben werden die Vorgesetzten aus Staat und Wirtschaft auch in den kommenden Jahrzehnten immer brauchen. Hier werden all jene Sekretäre/innen eine gute Chance haben, die sich fortlaufend mit den neusten technischen Entwicklungen bei der Kommunikationstechnik zum Beispiel vertraut machen.
Beschäftigungs-/Besetzungsalternativen
- Büroassistent/in
- Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation
- Fachkraft für Textverarbeitung und Büroorganisation
- Geprüfter Sekretär/in
- Fremdsprachensekretär/in
- Fachangestellter für Bürokommunikation
Spezialisierung
Als Sekretär/in arbeitet man immer in der Verwaltung, in der Sachbearbeitung oder im Sekretariat. Und genau dort liegen die Schwerpunkte einer möglichen Spezialisierung, die sich in den einzelnen Branchen unterscheiden kann.
Weiterbildung
In jeder Branche hat auch ein Sekretär/in immer die Möglichkeit zur Weiterbildung. Nutzen sollte man diese Möglichkeiten in jedem Fall, ganz egal, ob man sie als Anpassungsweiterbildung, als Weiterbildung für den beruflichen Aufstieg oder als Studium wahrnimmt.
- Finanz- und Rechnungswesen
- Bürotechnik
- Betriebliche Organisation
- Kaufmännische Grundlagen
- Textverarbeitungsprogramme
- Tabellenkalkulation
- IT-Anwendungen
- Fach- und Betriebswirt/in
- Geprüfter Sekretär/in
- Studienrichtung Dienstleistung- und Servicemanagement
- Studienrichtung Marketing und Vertrieb