Bewerbungsschreiben EmpfangsmitarbeiterinSie sind gerne in Kontakt mit Menschen, haben immer ein Lächeln auf den Lippen und finden gleichzeitig die richtigen Worte im passenden Augenblick? Genau in dieser Beschreibung finden Sie sich wieder und deshalb sitzen Sie jetzt an Ihrem Bewerbungsschreiben als Empfangsmitarbeiterin. Doch wie sieht so ein Anschreiben eigentlich aus?

Das Musteranschreiben in diesem Beitrag zeigt es Ihnen. Mit diesem werden Sie wissen, welche Formulierungen Sie selbst verwenden könnten. Damit Sie den Personaler ganz leicht von sich überzeugen.

Erfahren Sie außerdem die wichtigsten Details über den Jobs am Empfang und lesen Sie, was in Ihrer Bewerbungsmappe auf keinen Fall fehlen darf. Lassen Sie sich von dem Muster inspirieren und motivieren und legen Sie bald selbst los! Schauen Sie selbst!

Ihr Job und Ihre Aufgaben als Empfangsmitarbeiterin

Wie die Berufsbezeichnung es schon erahnen lässt, arbeiten Sie als Empfangsmitarbeiter oder Rezeptionist vorrangig am Empfang. Das kann in einem Unternehmens sein, in einem Hotel oder Gastbetrieb oder in einer Arztpraxis. Je nachdem, in welcher Branche Sie angestellt sind, können die Aufgaben variieren.

Grundsätzlich sind Sie an einer Rezeption das Aushängeschild des jeweiligen Betriebes. Der Kunde oder Gast sieht Sie als erstes, wenn er zur Tür hereinkommt. Sie begrüßen ihn freundlich und helfen ihm, sich zurechtzufinden. Dafür beantworten Sie ihm Fragen, erteilen Auskünfte und händigen ihm beispielsweise Informationsmaterialien wie Broschüren oder Flyer aus.

Hat ein Hotelgast einen speziellen Wunsch, gehen Sie darauf ein und organisieren alles, was notwendig ist. Braucht jemand ein Taxi oder einen Mietwagen, kümmern Sie sich darum. Vielleicht möchte ein Gast Ausflugstipps bekommen. Sie kennen sich in der Umgebung natürlich bestens aus und wissen genau, was Sie empfehlen können. Auch können Sie für die Erledigung der Post, die Materialbestellungen und den Verkauf von Waren zuständig sein.

In Arztpraxen vergeben und koordinieren Sie Termine. Arbeiten Sie in einem Unternehmen, kann auch die Vor- und Nachbereitung eines Besprechungsraumes zu Ihren Aufgaben zählen, ebenso wie gegebenenfalls die Bewirtung der Anwesenden. Sie bearbeiten außerdem eingehende und ausgehende E-Mails und sind auch am Telefon erste Kontaktperson für die Anrufer. Es kann auch vorkommen, dass Sie Veranstaltungen und Geschäftsreisen planen und buchen.

Der Beruf als Rezeptionistin wird sehr häufig unterschätzt. Sie sollten sich im Klaren sein, dass mehr dazugehört, als die Begrüßung und Verabschiedung der Leute. Vielen Kunden ist auch gerade dieser persönliche Kontakt zu Ihnen sehr wichtig, was Ihr Auftreten und Ihre Präsenz noch bedeutsamer macht.

 

Gut ist, wenn Sie diese Punkte vorab erfüllen

Als Empfangsmitarbeiter haben Sie keinen leichten Job, auch wenn viele Leute das vielleicht denken. Durch die vielen unterschiedlichen Aufgaben müssen Sie ein absolutes Multitalent sein und kein Problem damit haben, dass Sie von einer Tätigkeit zur nächsten springen. In diesem Abschnitt sollen Sie einen umfassenderen Einblick darin bekommen, was Sie in diesem Job für Fähigkeiten und Kompetenzen mitbringen sollten.

Ausbildung

Sie haben eine Ausbildung zur Bürokauffrau, Hotelkauffrau, Veranstaltungskauffrau oder ähnliches absolviert? Dann sind das schon mal beste Voraussetzungen für die Position als Rezeptionist. Eine gesonderte Lehre gibt es nicht.

Freude am Umgang mit Menschen

Da Sie den ganzen Tag mit Kunden, Gästen oder Besuchern in Kontakt sein werden, sollten Sie Freude am Umgang mit Menschen haben und das auch ausstrahlen. Es ist wichtig, dass die Person, die bei Ihnen Hilfe sucht, sich aufgehoben und willkommen fühlt.

Flexibilität

Gerade im Hotel- und Gaststättengewerbe kommt es häufig zu Schicht- und Wochenendarbeiten. Das bedeutet, Sie sollten flexibel einsetzbar sein und kein Problem mit wechselnden Arbeitszeiten haben.

Stressresistenz

Ein Gast wünscht die Bereitstellung eines Mietwagens, eine neu angekommene Familie möchte in ihr Zimmer einchecken und das Telefon klingelt ununterbrochen. Solche Situationen sind keine Seltenheit und werden Ihnen auch in anderen Brachen immer wieder begegnen. Gut ist, wenn Sie die Ruhe in Person sind und sich von diesen stressigen Momenten nicht ablenken lassen.

Organisationstalent

Sehr wichtig ist, dass Sie ein Talent für das Organisieren mitbringen. Egal, wo Sie schlussendlich angestellt sein werden, Events, Besprechungen oder andere Termine müssen immer und überall geplant und organisiert werden. Ihnen macht das Spaß und Sie haben immer alles Wichtige im Blick.

Fremdsprachen

Da Sie mit den unterschiedlichsten Menschen in Kontakt kommen werden, sollten Sie im besten Fall mehrere Fremdsprachen sprechen. Das Beherrschen der englischen Sprache ist meist eine Grundvoraussetzung.

Kreativität

Als Empfangsmitarbeiterin sind Sie gleichzeitig auch Problemlöserin. Sind Sie kreativ und einfallsreich, kann Ihnen das eine Hilfe sein.

Schnelle Auffassungsgabe

Oft wird von Ihnen verlangt, dass Sie sehr schnell lernen und das Gelernte auch umsetzen können.

Empathie

Sie sind einfühlsam und können sich gut in Ihren Gegenüber hineinversetzen, sei das im telefonischen oder persönlichen Gespräch. Dadurch geben Sie dem Gast oder dem Kunden ein gutes Gefühl.

Gepflegtes und sympathisches Äußeres

Bei der Arbeit mit Menschen ist es immer wichtig, sich gut zu kleiden und gepflegt auszusehen. Auch für Ihre Bewerbung ist das entscheidend. Auch wenn es nicht mehr vorgeschrieben ist, freuen sich die meisten Personaler immer noch über ein professionelles Bewerbungsfoto.

Das darf in Ihrer Bewerbungsmappe nicht fehlen

Damit Sie vor lauter Aufregung keine wichtigen Dokumente in Ihrer Bewerbung vergessen, bekommen Sie noch einmal einen kurzen Überblick über die wichtigsten Unterlagen. Schauen Sie dafür auch immer noch mal in der Stellenausschreibung nach. Dort steht meist explizit, was Ihr potentieller Arbeitgeber von Ihnen verlangt.

Bewerbungsanschreiben

Das Anschreiben ist mit am wichtigsten. In diesem machen Sie deutlich, warum Sie sich für den Job als Rezeptionist bewerben und wieso Sie sich für genau dieses Unternehmen, Hotel oder ähnliches entschieden haben. Sie erläutern Ihre derzeitige Situation und geben einen kurzen Einblick in Ihre bisherigen Berufserfahrungen. Auch gehen Sie auf besondere Tätigkeitsschwerpunkte ein und nennen Ihre größten Stärken. Zum Schluss machen Sie klar, wie sehr Sie sich auf ein persönliches Gespräch freuen und verabschieden sich höflich.

Lebenslauf

In Ihrem Lebenslauf listen Sie tabellarisch auf, welche Ausbildungen Sie bisher absolviert und in welchen Betrieben Sie bisher gearbeitet haben. Auch hier können Sie thematische Schwerpunkte legen. Besonders dann, wenn Sie bereits viele Erfahrungen gemacht haben, sollten Sie sorgfältig auswählen, was Sie erwähnen möchten. Ihre Kontaktdaten und ein Foto runden das Ganze ab.

Zeugnisse

Wichtig sind die aktuellsten und relevantesten Zeugnisse, die in einem Zusammenhang zur Stelle stehen. Sowieso ist dieser bei all Ihren Schreiben immer sehr entscheidend. Haben Sie etwaige Weiterbildungen hinter sich, können Sie die Nachweise davon ebenso mit beifügen.

Optional

Wenn Sie besonders hervorstechen möchten, können Sie optional auch ein Motivationsschreiben anfertigen, in dem Sie noch einmal gesondert und ausführlich Ihre Beweggründe für die Bewerbung schildern. Auch ein Deckblatt können Sie gestalten und es vorne drauflegen.

 

Bewerbungsschreiben als Empfangsmitarbeiterin: Muster

In diesem Abschnitt bekommen Sie eine Bewerbungsvorlage für das Bewerbungsschreiben als Empfangsmitarbeiterin. Sehen Sie es als Inspiration für Ihr eigenes Anschreiben an. Das heißt, holen Sie sich ruhig Ideen, kopieren Sie es aber nicht!

Bewerbung als Empfangsmitarbeiterin

Sehr geehrte Frau Mustername,

gerne möchte ich für Ihr Unternehmen einen unvergesslichen ersten Eindruck bei jedem Ihrer Kunden hinterlassen. Der internationale Charakter Ihrer Firma gefällt mir sehr und deshalb bewerbe ich mich bei Ihnen als Empfangsmitarbeiterin zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Seit Abschluss meiner Ausbildung als Hotelkauffrau arbeite ich im Hotel XY als Rezeptionistin. Dort bin ich für die Telefonannahme und -weiterleitung sowie für das Ein- und Auschecken der Gäste verantwortlich. Ebenso kümmere ich mich um den E-Mail-Verkehr und bin erster Ansprechpartner, wenn es um die Veranstaltung von Firmenevents in unseren Räumlichkeiten geht. Durch meine freundliche und offene Art komme ich leicht ins Gespräch mit Besuchern und Übernachtungsgästen. Gleichzeitig wahre ich stets den nötigen Abstand. In verwaltungstechnischen Aufgaben wie zum Beispiel die Bearbeitung der Post oder das Pflegen von Akten habe ich ebenso viel Erfahrung.

Ich arbeite sehr organisiert und lösungsorientiert. Dabei fällt es mir leicht, auch mal etwas kreativer zu werden. Auch bei Sonderwünschen konnte ich bisher immer eine passende Lösung finden. Ich bin sehr serviceorientiert und habe immer ein Auge darauf, dass Kunden, Gäste und Besucher sich gleichermaßen wohl und willkommen fühlen. Neben meinen ausgezeichneten Englischkenntnissen spreche ich außerdem fließend russisch.

In meiner Freizeit spiele ich Volleyball in einem Verein. Der Sport zeigt und bestätigt mir immer wieder, wie wertvoll die Arbeit in einem gemeinsamen Team ist. In meiner Arbeit stelle ich täglich das gleiche fest.

Ich freue mich, wenn ich Sie neugierig gemacht habe und Sie mich zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch einladen.

Mit freundlichen Grüßen

Ihre Unterschrift

Ihr Name

Tipps für einen erfolgreichen Start

  • Finden Sie Ihren Ansprechpartner heraus und verzichten Sie auf eine Ansprache wie: „Sehr geehrte Damen und Herren…“
  • Ist keine Stelle ausgeschrieben? Dann versuchen Sie es doch mal mit einer Initiativbewerbung! Die tollsten Jobs sind oft gar nicht öffentlich ausgeschrieben.
  • Schauen Sie auch mal in einem Internet-Forum nach, dort berichten Gleichgesinnte oft über ihre persönlichen Erfahrungen.
  • Weitere kostenlose online Vorlagen finden Sie auf unserer Seite.

 

Sie haben gelesen, was zu Ihrem Bewerbungsschreiben als Empfangsmitarbeiterin dazugehört und welche Fähigkeiten Sie selbst vorab schon mitbringen sollten. Das Musteranschreiben hat Ihnen ganz praktisch gezeigt, wie Formulierungen aussehen können. Nutzen Sie diese Inspiration als Quelle für Ihr eigenes Schreiben. Viel Erfolg dabei!

41 Fragen aus dem Einstellungstest

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