Bis alle Unterlagen für die Bewerbung zusammen getragen sind, dauert dies eine Weile. Aber was tun, wenn etwas fehlt?

Natürlich gibt es immer Gründe dafür, dass Bewerbungsunterlagen nicht komplett eingereicht werden können. Wer nach der Schule oder nach dem Uniabschluss sich um eine Festanstellung bemüht, wartet manchmal noch auf ein Zeugnis. Deswegen eine Bewerbung nicht abzuschicken, wäre eine vergeudete Chance, jedoch sollte der Personalreferent schon wissen, dass noch etwas folgt. Zudem ist es für den Bewerber die Chance, sich von sich aus nochmal zu melden.

Personalreferenten wissen: Bürokratische Mühlen mahlen manchmal recht langsam, daher ist es auch nicht schlimm, wenn das eine oder andere Zeugnis fehlt – wenn es nur auch vermerkt ist. Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten:

1.) Die unscheinbare Randnotiz: Wer auf ein Zeugnis oder ein Zertifikat wartet, kann dies im Bewerbungsschreiben vermerken. Ein Hinweis, welches Zeugnis nachgereicht wird, kann beispielsweise unter dem Begriff „Anlagen“ am Ende des Schreibens stehen. Auch ein Vermerk an der entsprechenden Stelle im Lebenslauf ist legitim. Idealerweise wird hier kurz angegeben, wann beispielsweise die Prüfungen waren und wann mit dem finalen Zeugnis gerechnet werden kann.

2.) Der prominente Hinweis: Wer deutlicher darauf hinweisen möchte, dass noch etwas in der Bewerbungsmappe fehlt, sollte vermeiden jemandem die Schuld daran zu geben, dass die Mappe nicht komplett ist. Der Personalreferent interessiert sich nicht dafür, ob das Prüfungsamt geschlafen hat, sondern, was er noch zu erwarten hat. Wenn Sie also ausformulieren möchte, dass noch das Abschlusszeugnis der Universität fehlt, dann schreiben Sie beispielsweise:

„Meine letzte Prüfung hatte ich am XX.XX. Laut meinen Professoren habe ich in allen Fächern bestanden. Nur auf das finale Zeugnis warte ich noch. Dieses werde ich Ihnen schnellst möglichst nachreichen.“

Gerade Abschlusszeugnisse lassen oft lange auf sich warten. Doch die Bewerbung sollte nicht so lange auf Eis liegen.

Tipp: Ist absehbar, wie Sie abgeschnitten haben, ist diese Erwähnung für den Personalreferenten durchaus hilfreich und sollte in einigen Worten erwähnt werden.

Auch ein Seminarschein, der aussagt, dass Sie genau das Forschungsthema bereits behandelt haben, für das der Betrieb nun eine neue Mitarbeiterin sucht, sollte inhaltlich beschrieben werden.

„Gerade eben habe ich meine Arbeit über das Thema XXX abgeschlossen und warte noch auf das Ergebnis. Ich habe dabei sowohl XXX als auch XXX thematisiert – was zu 100 Prozent der Thematik entspricht, die Sie in Ihrem aktuellen Inserat benannt haben.“

Wann dürfen Unterlagen nachgereicht werden?

Grundsätzlich gilt: Wenn es nicht in Ihrem Verschulden liegt, ist es auch kein Problem, wenn eine Anlage fehlt. Wenn also ein Zeugnis oder Zertifikat noch in der Personalabteilung oder im Prüfungsamt liegt, dann ist das kein Fauxpas. Haben Sie selbst allerdings verpennt, Ihre Unterlagen rechtzeitig zu beantragen oder zu kopieren, dann kommt das beim Personalreferenten nicht so gut an. Ob er dies überhaupt bemerkt? Natürlich! Bei einer kürzlich geschriebenen Prüfung kann das Zertifikat schon mal auf sich warten lassen. Doch alte Zeugnisse erst zu kopieren, wenn die Bewerbungsfrist am Folgetag abläuft, wirft kein gutes Bild auf Sie als Arbeitgeber.

Wer Unterlagen „vergessen“ hat, hat indes auch schlechte Karten. Egal wie er sich nun verhält – ein positives Licht wirft das in keinem Fall auf seine Bewerbung. Eine Entschuldigung samt der fehlenden Unterlagen nachzureichen, ist dabei genauso so schlecht, wie stillschweigend auszuharren, wenn beispielsweise der Lebenslauf fehlt. Sie müssen diese verpatzte Stelle Ihrer eigenen Schusseligkeit zuschreiben und lernen hoffentlich daraus, künftig mehr Sorgfalt bei der Zusammenstellung der Unterlagen walten zu lassen. Eine Checkliste kann für Überblick sorgen und helfen, wirklich alle Unterlagen abzuschicken.

Die Bewerbung aus ungekündigter Stellung

… kann natürlich auch ein Grund dafür sein, dass kein aktuelles Zeugnis des Arbeitgebers vorliegt. Wer sich sehr kurzfristig entschieden hat, sich nach einer neuen beruflichen Herausforderung umzusehen oder wer keine schlafenden Hunde wecken will, der verzichtet oft darauf, ein Zeugnis beim aktuellen Arbeitgeber anzufordern, schließlich könnte dieser so leicht bemerken, dass sich sein Arbeitnehmer nach einer neuen Stelle umsieht.

Rein rechtlich können Sie bei den folgenden Gründen ein Zwischenzeugnis anfordern:

  • Wenn durch einen befristeten Vertrag das Ende des Arbeitsverhältnisses bevorsteht.
  • Wenn das Zeugnis für eine Weiterbildung benötigt wird.
  • Wenn das Ende der Probezeit ansteht.
  • Wenn Sie eine andere Aufgabe im Betrieb übernehmen.
  • Wenn Ihr Vorgesetzter wechselt.
  • Wenn Sie sich neu bewerben wollen.

Hat das Nachreichen von Unterlagen für den Bewerber Vorteile?

Ja, hat es, denn dieser hat dann in jedem Fall einen gewichtigen Grund, sich noch einmal beim Wunsch-Arbeitgeber zu melden. Idealerweise rufen Sie an, sobald Sie das fehlende Schriftstück haben. Fragen Sie nach, wohin genau Sie die Unterlagen schicken sollen, damit diese auch der Vollständigkeit halber mit zu den von Ihnen bereits übermittelten Bewerbungsunterlagen gelegt werden können. Beziehen Sie sich in der E-Mail oder in dem Brief, der den fehlenden Unterlagen beiliegt, auf die bereits vorliegende Bewerbung UND das Telefonat, so dass ein-eindeutig klar wird, was der Empfänger nun mit den Unterlagen machen soll.

Bildnachweis: Sergey Nivens/fotolia.com, Klaus Eppele/fotolia.com

41 Fragen aus dem Einstellungstest

41 Fragen aus dem Einstellungstest