Wer über „Fans“ seiner Arbeitskraft verfügt, der hat es natürlich einfacher bei der Bewerbung um einen Arbeitsplatz.
Wie schön wäre es dann, wenn all die Fans am besten noch mit Spiegelstrichen und einem lobenden Zitat aufgeführt werden könnten. Das ist jedoch nur eine Utopie, denn in der Bewerbungswirklichkeit muss sehr sorgsam mit sogenannten „Referenzen“ umgegangen werden, denn sonst verlieren sie ihre Bedeutung vergleichsweise schnell. Beispiele dafür, wie gut Referenzen genutzt werden können, soll dieser Beitrag bieten.
Eins vorweg: Eine Referenz ist kein Zeugnis. Beide Schriftstücke geben zwar Auskunft über einen Mitarbeiter, doch scheint mit einem Blick auf die genaue Definition eine Referenz fast schon wertiger zu sein, denn während ein Zeugnis per Gesetz „wohlwollend“ formuliert sein muss (siehe Gewerbeordnung § 109, Abs. 2), ist eine Referenz eine freiwillige Leistung. Aber Achtung: Selbst wer so beliebt ist, dass die Ex-Arbeitgeber zu jedem Zeugnis auch noch eine Referenz ausgehändigt haben, sollte es damit in den Bewerbungsunterlagen nicht übertreiben. Als Faustformel gilt: Drei Referenzschreiben sind die Maximalzahl pro Bewerbung.
Übrigens: Auch eine Empfehlung und eine Referenz ist nicht dasselbe. Empfehlungen sind in der Regel an einen bestimmten Vorfall gebunden. Wenn als beispielsweise der Meister im Ausbildungsbetrieb den ausgelernten Azubi an einen weiteren Betrieb der Branche empfiehlt, weil die Übernahmechancen auftragsbedingt gering sind, spricht man von einer „Empfehlung“. Eine Referenz hingegen bezieht sich speziell auf Tätigkeiten und Qualifikationen eines Menschen.
Hinweis: Eine “Referenz” ist nicht unternehmensabhängig
In dieser Tatsache liegt ein weiterer Unterschied zum klassischen Zeugnis: Während das Zeugnis vom Ex-Arbeitgeber über die Leistung erstellt wird, kann eine Referenz im Grunde auch von jeder x-beliebigen Person ausgestellt werden. „X-beliebig“ darf in diesem Zusammen jedoch nicht bedeuten, dass die Nachbarin über den „netten Nachbarsjungen“ schreibt. Das ist natürlich sinnlos, jedoch darf die Wirkung einer schriftlich niedergelegten Lobeshymne ohne gesetzlichen Zwang nicht unterschätzt werden.
Der Stellenwert der Referenz
Wie eingangs bereits erwähnt, ist die Referenz eine freiwillige Leistung eines „Fürsprechers“ – und wird auch in Deutschlang immer prominenter als Teil einer Bewerbung. Der Ursprung der Referenz liegt übrigens im angelsächsischen Bereich.
Der Personalreferent verrät, wann er eine Referenz in der Bewerbung begrüßt:
„Durch die Vielfältigkeit, durch die sich die aktuelle Arbeitswelt aktuell charakterisiert, scheint das Zeugnis nicht mehr allen ‚Sonderformen‘ von Tätigkeiten gerecht zu werden. Viele Projekte werden für einen begrenzten Zeitraum an Freelancer vergeben, Praktikanten, Trainees, Studenten und Azubis bekommen zwar in der Regel ein Zeugnis, das ihre Leistungen formal zusammenfasst und bewertet, aber oft schreibe das eben ich – der Personalreferent. Natürlich bekomme ich dazu Inhalte zugeliefert, die von der zuständigen Abteilungen kommen, doch wertiger ist ein Referenzschreiben immer dann, wenn es vom direkten Vorgesetzten kommt.
Tipp: Schüler können Lehrer um ein Referenzschreiben bitten, Studenten ihre Professoren, ehrenamtlich Engagierte die Vorstandschaft der jeweiligen Organisation und so weiter. Möglichkeiten gibt es unendlich viele – und der Effekt ist enorm, denn: Noch ist es ein Trend, der noch nicht flächendeckend Schule gemacht hat. Das heißt für den Bewerber, dass er ein kleines Highlight in der Bewerbung zu bieten hat – und das ist letztlich doch genau das, worauf es beim Kampf um eine Stelle ankommt.“
Exkurs: So sieht eine Referenz formal aus
Wie eine Referenz auszusehen hat, ist weniger streng geregelt, als bei einem Zeugnis. Wichtig ist jedoch, dass diese Punkte Teil des Referenzschreibens sind:
- Kontaktdaten des „Referenzschreibers“, Vor- und Nachname, Unternehmen/Organisation
- Datum und Betreffzeile
- Kurze Beschreibung der Zusammenarbeit, formales Verhältnis, Zeitraum
- Qualifikation, Erfolge, Würdigung
- Unterschrift
So kommt das Referenzschreiben in die Bewerbung
Eine Referenz besteht ja im Grunde aus zwei Teilen, die in der Bewerbung untergebracht werden müssen: Einmal muss ein Hinweis auf das Highlight „Referenzschreiben“ erfolgen und darüber hinaus muss das Schreiben selbst an der richtigen Stelle in die Bewerbungsmappe eingefügt werden. Was schwierig klingt, ist aber im Grunde genommen gar nicht so dramatisch, denn eigentlich gibt es nur zwei Orte, an denen der Verweis und damit in der Folge auch das Schreiben selbst stehen kann.
- Im Bewerbungsschreiben:Wer unterhalb der Anlagen als einzelnen Punkt „Referenzen“ schreibt, der zeigt an, dass der Personalreferent hier Referenzschreiben zur Lektüre vorgelegt bekommt. Das heißt auch, dass hier bereits die Reihenfolge der Unterlagen der Bewerbungsmappe bestimmt wird. Steht unter „Anlagen“: Lebenslauf & Persönliche Daten, Referenzen, Zeugnisse ist das auch die Reihenfolge, in der die Unterlagen einsortiert werden.
- Im Lebenslauf:Wer hingegen nur an der entsprechenden Stelle im Lebenslauf einen Verweis auf zusätzliche Referenzschreiben machen möchte, kann dies – und zwar exakt bei dem Punkt, an dem die berufliche Tätigkeit im Betrieb gelistet ist oder eben unter ehrenamtlichen Engagement, wenn es sich um die Referenz eines Vereins oder dergleichen handelt.
„Vorname, Nachname, Position bei der Firma/in der Organisation, bestätigt Ihnen gerne meine Fähigkeiten und Kenntnisse.“
Dieser Satz passt im Grunde sowohl ins Bewerbungsschreiben, wenn hier nochmal explizit auf die Referenz hingewiesen werden soll, als auch in den Lebenslauf. Wichtig ist, den Bezug deutlich zu machen, wer die Referenz erstellt hat und in welchem Abschnitt des beruflichen Lebens dieser „Mentor“ zu verorten ist.
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